南华大学

关于印发《南华大学本科学生档案管理办法》的通知

校属各单位、各部门：

《南华大学本科学生档案管理办法》经学校校长办公会审议通过，现印发给你们，望遵照执行。

南  华  大  学

2020年4月13日  　　　      　　　　　　　

　　

南华大学本科学生档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范、加强本科学生档案管理工作，提高学生档案管理规范化、科学化水平，充分发挥学生档案在学生教育与管理服务工作中的作用，依据《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案工作条例》的有关规定，结合我校学生档案工作实际，特制定本管理办法。

第二条 学生档案是学生在校期间德、智、体等各方面表现的历史记录，是人事档案的重要组成部分，也是用人单位任用人才的重要根据。建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况，真实地、全面地反映学生的成长过程及有关的情况。学生档案管理是指学校对学生档案进行的依法依规的收集、整理、归档、保管、利用、转递等工作。

第三条 学生档案按新生档案、在校生档案、毕业生档案进行分阶段管理。新生入校三个月内，由学院辅导员负责审核高中学籍档案等相关材料，形成新生档案；新生取得正式学籍后，形成在校生档案；学生毕业离校前，由各学院组织整理在校生档案，形成毕业生档案；转学转出、退学、结业、肄业的学生，其档案参照毕业生档案进行管理；转学转入的，按在校生档案进行管理。

第四条 学生档案由学院进行管理，由分管学生工作的院领导担任学生档案管理工作负责人，具体工作由分管辅导员承担。各学院应设置专门的场地集中存放学生档案。

第五条 招生处/就业指导中心负责指导学院开展新生档案审核及毕业生档案转递工作；学校档案馆负责制定学生档案技术规范、毕业生择业期满遗留档案保管、毕业生学历过程证明办理；学生工作处负责对在校本科生档案管理工作规范性进行检查指导。

第二章 学生档案归档内容

第六条 学生档案归档材料包括如下基本内容：

（一）各类登记表：高考报名登记表、高等学校新生入学登记表、高等学校毕业生登记表等。

（二）鉴定类材料：学生年度鉴定表、实习鉴定表等。

（三）学习过程材料：学生成绩汇总表、毕业设计（毕业论文）成绩单等。

（四）学历学位证明材料：学历学位证明书等。

（五）党、团组织材料：入党、入团相关材料或可供组织参考的其它材料等。

（六）奖励类材料：国家级、省级、学校等各类表彰所形成的材料及登记表。

（七）处分类材料：学生在校期间因违反校纪校规或违反国家法律、法令、法规受到的处分（处罚）材料。

（八）其它应归档材料：全科医学生协议书、定向学生协议书、因公出国（境）人员审查表、体检表、毕业生报到证、支教、参军入伍相关材料等。

第三章 学生档案接收与转递

第七条 各学院于新生开学后一个月内将新生档案收集齐全，按学生名单及档案目录逐件（份）进行清点整理。对材料有缺失的，各学院应主动联系新生原毕业中学，补充缺失的档案材料。对确实无法补齐的材料，学院应出具情况说明，并加盖学院公章，归入新生档案。

第八条 新生入学后两周内，统一填写《南华大学新生入学登记表》（一式两份），由学院加盖公章，一份归入新生个人档案，一份按照新生名册的学号顺序整理汇总，以学院为单位移交档案馆；毕业生离校前，学院组织填写《南华大学毕业生学籍登记表》，与集体合影一并整理好移交档案馆。

第九条 学生发生转专业、复学、转学、结业、肄业、退学等学籍变动情况时，由各学院分管辅导员根据学籍异动通知单或相关文件等及时做好学籍变动后学生档案归整、接转工作。

第十条 学生工作处、教务部等职能部门应将学生在校期间生成的档案材料，及时下发至学院，由学院整理并归档。

第十一条 毕业生档案在其毕业后应转出学校，学校原则上不保留毕业生档案。

（一）毕业生档案转递：由各学院按本科生就业派遣时登记的档案转递地址进行转递。学院在每年七月底前整理完毕，按人事档案转递要求转出。

（二）国家规定择业期内的毕业生，户口、档案、党团组织关系仍可保留在学校。择业期满仍未转出的毕业生档案按回原籍处理。

（三）因私出国的毕业生，学院督促其提供档案接收单位信息，并按接收单位信息转出其档案。

（四）转学、退学、肄业、结业的学生，在办理离校手续后，由教务部出具转学、退学、肄业、结业的相关文件，与成绩单一起转送学院归档，学院联系学生提供档案接收单位信息，将其档案转出。

第十二条 学生毕业、退学等情形下因故未转递个人档案的，在该生毕业或退学后两年内其档案由学院保管，超过两年的，由学院移交档案馆保管。

第四章 学生档案查阅、查询及补办

第十三条 单位因工作需要查阅学生档案，需办理有关查阅手续。凡我校院、部、处等单位或部门查阅学生档案，需提供单位或部门介绍信（主要负责人签字并加盖单位或部门印章）；校外单位查阅学生档案，须2人以上并持本单位组织（或人事）等部门出具的介绍信和查阅人的身份证原件。档案存放单位的分管领导对档案查阅申请进行审批。

第十四条 毕业生档案转递情况分别公布在学生所在学院、学校就业指导中心网站上，查询时效为1年。

第十五条 毕业生档案出现遗失的，档案证明材料补办程序为：持本人身份证到档案馆，遵守档案利用要求，复印本人的新生录取名册、新生入学登记表、学历学位授予名册和成绩单，加盖档案利用专用章。

第五章 责任

第十六条 根据学校保密工作有关规定，学生档案属于本单位涉密事项，相关工作人员须签订保密责任书，承担保密责任。

第十七条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人依规给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成学生档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复印学生档案的；

（三）涂改、伪造学生档案的；

（四）出卖、赠送、交换学生档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档的；

（六）其它违反国家档案法律法规的行为。

第六章 附则

第十八条 本管理办法自发布之日起执行。

第十九条 本管理办法由学生工作处负责解释。

第二十条 研究生档案管理工作参照本办法执行。

南华大学党政办公室　　　　　　　　　　      2020年4月20日印发