南华大学本科生档案管理技术规范

1适用范围

本规范适用于南华大学本科学生档案管理工作。也可作为同层次学校学生档案管理的参考。

2 规范性应用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。

DA/T22-2015 归档文件整理规则

DA/T1-2000 档案工作基本术语

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

3.2学籍档案：是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。

3.3毕业生人事档案：毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。

3.4新生档案：新生入学后，未取得大学学籍前的学籍档案。我校的新生档案材料主要包括高中档案（高中毕业生登记表）、党团材料（高中阶段的入团志愿书、入党申请书）、考生材料（高考报名表、体检表、高考成绩等）、奖惩材料、《南华大学新生入学登记表》、新生体检表。

3.5在校生档案：新生取得正式学籍后，新生档案转化为在校生档案。在校生档案每年需及时补充《学年鉴定表》、校级及以上奖励材料、组织材料（在校期间的入团材料、入党材料，包含入党积极分子的培养材料）、处分材料、其他资格证书认定材料。

3.6毕业生档案：毕业前夕，在在校生档案的基础上加入毕业材料（成绩汇总表、毕业设计（毕业论文）成绩单、毕业生登记表、学历证明书、学士学位授予证明书、毕业生体检表、报到证等），整理而成毕业生档案。

3.7毕业生档案转递：学校将毕业生档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构、生源地人事局或人才交流中心、升学的学校等具有档案保管资质的管理机构的过程。

4 管理原则

4.1依法依规，全面从严。学生档案的接收，归档、保管、整理、转递必须遵守国家法律法规，按照学校的相关制度，学生档案由相应学院对口管理；招生处/就业指导中心负责指导学院开展新生档案审核及毕业生档案转递工作；学生工作部负责对在校本科生档案管理工作规范性进行检查指导，学校档案馆负责制定学生档案管理技术规范、毕业生择业期满遗留档案保管。

4.2真实准确、完整规范。档案材料必须真实、准确、完整、规范。学生档案中的学生登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、加入党团组织材料等，必须由学生自己填写产生。归档材料经学院鉴定后，由专人归档。

4.3方便利用、安全保密。学生档案是重要的历史凭证，关系学生的切身利益，属于学校的涉密事项，全程须遵守保密制度。查阅学生档案，必须履行相关程序。

5 归档材料要求

5.1归档材料的载体为A4(19 X 26厘米), 70克以上的办公用纸，归档材料的左边应留出2.0-2.5厘米的空白装订边。

5.2归档材料须是铅印、胶印或油印印刷。手写文字应使用黑色、蓝黑墨水或墨汁笔书写,禁止使用黑色、蓝色圆珠笔、纯蓝墨水、红色及铅笔和复写纸书写。禁止使用修正液、修正带涂改字迹，对涂改过的归档材料不予接收。破损材料应使用透明胶带或白纸粘贴。

5.3除不可补办材料外，不得用复印件、传真件代替原件归档。如用复印件、传真件代替无法补办的材料需要注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或学院公章。

5.4各类归档材料及表格书写应在规定范围内填写完整、齐全。材料中标注有照片、日期、公章、意见等手续的位置均要按要求办理,表格内如无内容填写时要写“无”,不得空白或用斜线(/)代替。书写字迹应工整不潦草(尤其是姓名)。

5.5归档材料如要求有学院或相关部门审批意见，学院或相关部门应写明结果并表明意见,如“填写内容属实”、“同意优秀等次”等等。不得只写“同意”二字或不写。

5.6归档材料应有形成日期，日期书写完整,应包含年、月、日,其中年份应写够四位。

5.7材料形成后必须盖有承办单位公章。同本人见面的材料应有本人签名(如处分决定、学年鉴定表等),如本人不能签字或有特殊情况的，由组织注明。

6 档案查借阅

6.1校内各部门如因工作需要查阅学生档案，须经所在单位负责人批准盖章，并写明查阅内容，学生档案所在学院分管档案工作负责人批准后，方可查阅。

6.2任何个人不得查阅本人及亲属的档案。

6.3查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料。不得擅自复制档案内容，确因需要从档案中取证的，必须经学院分管档案工作负责人批准后，才能复制。

6.4外单位需要查阅学生档案，须持单位介绍信和查阅人有效身份证件原件，一般要求2人以上，经学院分管档案工作负责人审核同意并签字盖章后，方可查阅。公安局和国家安全局，需转开学校保卫处介绍信。

6.5学生档案原则上不外借，确因工作需要必须借出使用的，经学院分管档案工作负责人批准，严格履行借阅手续。借出的档案应妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期五个工作日归还，逾期须办理续借手续。

7 档案接收、转递

7.1 新生档案接收。按照国家现行高招制度，取得新生高中档案和考生材料。在新生入学后，学院根据招生就业处的工作安排，审核本学院当年新入学学生档案。一般要求二个月内完成审核。

7.2 转学转入的学生档案，参照新生档案接收。

7.3毕业生档案转递。学院将整理好的毕业生档案，按照招生就业处的统一安排，通过机要通信、EMS标准快递、派专人送取的方式，将毕业生档案从学校转递到毕业生预留的档案接收单位。

7.4 转学转出、退学、结业、肄业的学生档案，参照毕业生档案转递。

参考文献

[1]中华人民共和国档案法实施办法

[2]教育部.高等学校档案管理办法.2008年9月1日

[3]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例.2018年11月28日

[4]南华大学.南华大学本科学生档案管理办法.2020年4月13日