南华大学实物类档案管理暂行办法

（南华校政发[2007]62号）

第一条 为加强学校实物类档案的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据国家档案管理法规，制定本办法。

第二条 本办法所称的实物档案是指以物质实体为载体，能够反映学校发展历史真实面貌，并具有保存价值的特定物品。一般包括奖品、印章、名人字画、礼品和纪念品等。

第三条 学校对实物档案实行集中统一、分级注册、分层管理的原则。凡能够反映学校特色的具有保存价值的实物档案，办理归档登记手续后，由学校档案馆集中存放保管；反映局部特色的具有保存价值的实物档案，须在档案馆办理归档登记手续后，由各部门和单位存放保管。
第四条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能。实物档案具有很高的珍藏价值，属于学校所有，是学校档案的重要组成部分，各部门必须依法归档，不得据为部门或个人所有。属于个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的特定物品，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

第五条 归档范围

（一）奖品实物类。本校在重大政治、经济、文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

（二）印章实物类。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

（三）名人字画实物类。党和国家领导人及社会知名人士为学校的题词、作画。

（四）学校发展历程中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾额、校徽、纪念证章、各种证书以及不同阶段的工作证、学生证、毕业证书样本等，历任书记、校长在工作中使用过的有保存价值的用品及签名用章。

（五）学校在国内外各项活动中接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）及其它馈赠礼品等。

（六）能够反映学校历史且具有保存价值的其它实物。

第六条 实物类档案的保管期限原则上应为永久保存。

第七条 归档要求

（一）实物类档案由发生或形成部门负责收集和清理，并编制清单和说明性文字材料。

（二）奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

（三）印章归档时应附印模一式两份。

（四）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

第八条 奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交；印章、字画、礼品等实物档案一般在形成或发生一个月之内向档案馆移交。

第九条 实物类档案移交前，发生或形成部门要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时，应照像留存，像册对应实物编号保存。

第十条 对形状、质地特殊不能移交档案馆保存的实物档案，经主管校领导同意，由档案馆统一登记编号方可由发生或形成部门存放，或另选场所存放。

第十一条 实物类档案作为学校档案实体分类中的一个独立门类，以每个实物为一个立档单位，一件一号。按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”方式依次编号，以自上而下、从左到右的排架方式摆放。

第十二条 适应实物类档案的特殊性，配置库房设施，要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。

第十三条 实物档案原则上只针对单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆负责人签字后方可借用。借用实物档案必须严格办理登记手续，借出实物档案，必须按期归还。

第十四条 学校按照《南华大学档案管理办法》规定，对在实物类档案工作中做出了突出贡献的集体和个人给予精神和物质奖励。对以单位或个人名义向学校捐赠的实物档案，经鉴定具有较高保存价值的，给予适当的补偿，由学校颁发“捐赠档案荣誉证书”，以资鼓励。

第十五条 有下列行为之一的，依据《南华大学档案管理办法》的相关规定，由档案馆提出限期改正或报学校予以处理：
（一）造成实物档案损坏、丢失的；
（二）未按规定时间向档案馆移交的；
（三）将实物档案变为部门或个人所有的。
第十六条 本办法由学校档案馆负责解释。

第十七条 本办法经校长办公会议通过，自公布之日起施行。学校原有相关规定同时废止。