南华大学声像档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为加强学校声像档案的管理，根据《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称声像档案，是指学校所属部门在职能工作中直接形成、具有保存价值，并主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字等，是学校档案全宗的重要组成部分。

第三条 声像档案由各归档单位负责形成、收集、初步整理、过渡性保管和按时移交，由学校档案馆集中统一管理。

第四条 学校在部门年度经费预算中明确声像档案管理经费，用于设备购置、维修，耗材购置，摄录加工，照片冲洗装册等；在有关部门安排声像档案管理人员或明确岗位职责，配备必要的制作加工场地和保管保存设备设施。

第二章 声像档案的归档范围与归档要求

第五条 声像档案的归档范围

（一）党和国家领导人，部委、中央企业，省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本校视察、检查工作时形成的声像材料。

（二）学校举行的重大庆典活动、纪念活动形成的声像材料。

（三）学校召开的党代会、职工代表暨工会会员代表大会、团学代表大会以及重要工作会议形成的声像材料。

（四）学校开展的重要外事活动、举办承办的国际性和全国性学术活动中形成的声像材料。

（五）反映学校校园面貌变化的声像材料。

（六）反映各部处主要职能活动的声像材料。

（七）杰出校友的声像材料。

（八）校级领导班子集体照片。

（九）其它有保存价值的声像材料。

具体内容参照《南华大学大事记入选原则》的规定。

第六条 声像档案的归档分工

宣传部负责----。

党政办负责---。

现代教育技术中心负责---。

科技管理部门负责---。

第七条 声像档案归档技术要求

（一）照片类档案。照片与底片同时归档。无底片的照片应翻拍底片。数码照片的采集应使用JPEG、TIFF格式，以JPEG格式采集的照片文件不低于900k，以TIFF格式采集的文件不低于10M。归档的数码照片应是原始版，不得进行技术修改。数码照片的归档保存选用只读光盘作为载体。原则上归档两套，一套供查阅利用，一套封存保管。对反映同一画面的若干张照片，应选择代表性照片归档。对具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。以某一次重大活动或某一类人物活动为主题集中形成一本或多本相册。

（二）录音类档案，可参照照片类的电子版分类方法进行分类、处理，应以MP3或WAV文件格式采集录音和移交档案馆。

（三）录像类档案，单独刻盘，并以刻录光盘的形式向档案馆移交。

（四）材质与内容要求。归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)要收集齐全，必须是原版、原件，底片、正片相符。应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、无划伤，无病毒，内容完整、准确。

（五）文字说明要求。使用简洁的语言概括出声像档案反映的内容，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者。对工程项目、科研课题、产品等应标明工程项目、科研课题、产品的名称，并概括出其主要特点。

磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。

录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

第八条 声像档案归档的时间要求

声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交学校档案馆，特殊情况或单项工作结束可随时移交学校档案馆保存。

档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第三章 声像档案的整理与移交

第九条 单件声像档案的初步整理由摄录人员负责，档案馆指导。档案馆根据传统照片与数码照片档案管理技术规范和磁性载体档案管理技术规范的要求对全部声像档案进行系统整理，摄录人员协助。

第十条 归档部门对声像档案资料进行筛选、整理后，填写相应表格，送交档案馆，经过当面技术检测、查验合格，履行移交手续，双方经办人签名，一式两份，档案馆和归档部门各存一份。

第四章 声像档案的保管保存

第十一条 声像档案库房除具备一般档案库房的安全保管条件外，应远离能够形成磁场的电器设备设施。

底片、胶片库存环境温度应保持在13～15℃之间，相对湿度应保持35%～45%。

照片库存环境温度应保持14～24℃，相对湿度应保持37.5%～67.5%。

录音、录像带库存环境温度应保持18～24℃，相对湿度应保持40%～60%。

第十二条 照片册、底片册、录音带、录像带、磁带、光盘等，应使用不同的装具分别排列保存。磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)专用盒中，垂直放置或逐盘悬挂放置，严禁叠放挤压。磁带库须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；磁带不宜存放在铁质材料的装具中。

第十三条 定期检查声像档案，发现质量问题，应采取措施及时补救。定期进行声像档案的倒带、复制和转存处理，录音带、录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每10年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。对库存的照片档案，两年检查一次。在永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应异地多重备份。

第十四条 声像档案的统计、报表、鉴定、销毁等事项，按照《南华大学档案管理办法》有关规定执行。

第五章 声像档案的开发与利用

第十五条 查阅者需填写“声像档案查档登记表”，经批准后方可查阅利用。

第十六条 声像档案原件只限在馆内查阅，档案馆技术室提供复印、复录、翻拍、扫描等多种手段，以满足利用者的不同需求。原版声像档案不得外借。

第十七条 档案馆编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便服务。借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。发现损坏者，应责成修复和赔偿。

第十八条 在不影响保密的前提下，学校各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，以充分开发利用现存声像档案资源。

第六章 附则

第十九条 本办法自校务会通过之日起执行。原有相关规定与本办法不一致的以本办法规定为准。

第二十条 本办法由南华大学档案馆负责解释。

南华大学

二〇一一年五月七日

南华大学磁性载体档案管理技术规范

（2011年4月30整理）

第一条 本规范所称磁性载体文件，系指以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带)为信息载体的文件。所称磁性载体档案，系指学校各部门在职能工作中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。所称保管单位，系指一组具有有机联系的、价值和密级相同或相近的文件材料的集合体，本规范的保管单位形式为盒、盘等。

第二条 磁性载体档案积累

（一）磁性载体文件的积累工作由文件形成部门负责，确保积累文件内容的完整性、准确性。档案馆负责检查与指导。

（二）磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件同时积累并进行登记。

（三）磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时整理，同一盘(带)中存放多份文件的应建立磁性载体文件目录清单（格式见表1)。

第三条 磁性载体文件的归档要求

（一）磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，在项目结束后及时将磁性载体文件按照国家有关技术要求转换成标准格式，一式两份(A、B盘)，按规定时间向档案馆移交归档。

（二）归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

（三）归档使用的录音、录像带和磁带、软磁盘，应符合国家有关质量要求。

（四）同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性载体上。

（五）应将建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档。

（六）归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。

1.磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容、运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

2.录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录像片。

3.录像带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

第四条 磁性载体档案的管理

（一）磁性载体文件的归档工作应执行国家的有关规定和技术规范。

（二）磁性载体文件的归档与管理工作应遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，由学校档案部门归口管理。

（三）磁性载体文件管理应重视磁性载体的选择，禁止使用劣质软磁盘、磁带、录像带、录音带作载体。

（四）严格做好磁性载体档案的保密工作。

（五）应将确定归档的一式二份磁性载体档案中的一份作为保存件，不得外借。

（六）档案馆应建立磁性载体档案的借阅制度，严格执行借阅审批手续。

（七）借阅和归还磁性载体档案时，按规定进行质量检查、验收。

（八）归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。磁带(软磁盘)套、盒上需标注的内容是：带(盘)编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。录音带盒上需标注的内容是：带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。录音带盒上需标注的内容是：带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。

（九）在贮存磁性载体档案的同时，应保存有关磁性载体档案的文件资料，内容包括：写操作日期、系列号、文件号、记录密度模式、当前目录、状态、生产者鉴定、使用日期及其它一些需要著录的内容。不得用铅笔或水溶性墨水书写。

第五条 磁性载体档案贮存与保护

（一）贮存前的准备

1.长期贮存的磁带性能要求。应使用有背涂层的磁带；被存磁带不应损坏、污染；磁带上不允许有皱折；磁带应缠绕在刚性轮毂上，绝不能缠绕在有橡胶轴套的轮毂上，并且应卷绕平整、松紧适度。录像带、录音带各项指标应符合国家有关标准要求。对磁带的筛选参见附录A。

2.贮存前的物理准备。长期贮存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制。贮存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1～3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为1.7～2.2N(牛顿)。应将磁带在干燥的环境中(相对湿度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防粘和剂、润滑剂挥发。

（二）贮存

1.库房温、湿度要求。温、湿度变化范围：应在温度15～27℃、相对湿度40～60%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过 5%。最佳环境湿度是18℃、相对湿度是40%。

2.清洁管理要求。不要用手触摸磁带(软磁盘)，应戴非棉制手套操作；不要使磁带(软磁盘)接触不清洁表面，如地面、桌面等；装磁带(软磁盘)的装具应洁净无尘；库房地面不应打蜡、铺地毯；吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；库房中禁止使用打印机。

3.风压要求。库房宜保持为正压，减少灰尘对环境的污染；库房中应无腐蚀性气体，并保证通风良好。

4.防水要求。库房内的设备要避免水淹；磁带(软磁盘)架最低一层搁板应高于地面30cm以上。

5.防火要求。库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得有易燃物品；库房内严禁出现明火；库房中应备有二氧化碳型灭火器；库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且应摆放整齐，不能有路障；对重要档案应专柜存放。

6.防磁要求。磁性载体档案与磁场源(永久磁铁、马达、变压器等)之间的距离不得少于76mm；可使用软磁物质(软铁、铁淦氧、镍铁合金等)构成容器、箱柜，对磁场进行屏蔽；磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器内壁至少26mm；使用无屏蔽的容器运输时，磁性载体档案距容器外壁至少76mm；不得将任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等)带入库房；在存有重要档案的库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。

7.防紫外线要求。不允许紫外线直接照射磁性载体档案。

8.放置要求。磁带(软磁盘)应放人磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置。

9.保养及维护。应定期保养及维护磁性载体档案，并应建立磁性载体档案检测、保养卡(格式见表2)，包括：

（1）清洁。要保证磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，除要定期清洗磁带外，当发现运行磁带(软磁盘)有碎片脱落时，应立即对全系统进行清洗；磁带盘、磁带盒清洗溶剂可选用二氯二氟甲烷、异丙醇、甲醇等，并在通风良好的环境中操作。

（2）倒带。倒带间隔：在温度为18±1℃、相对湿度为40±5%的环境中贮存的磁带，建议倒带间隔为3.5年。如果不能保持上述温、湿度范围，倒带间隔应视保存环境不同相应缩短。倒带卷绕张力：倒带速度要慢，张力要恒定，保持1.7～2.2N(牛顿)，倒带后，磁带要保持在标准的读/写(录/放)状态。

（3）检查及修复。检查及修复包括：磁带(软磁盘)外观检查、计算机磁带漏码/误差检查及受损磁带(软磁盘)修复。遭受高温、水泡的磁带，其处理方法见附录B。

（4）复制。每年对大型磁性载体档案按3%的比例随机抽样该检，如发现有永久误差，则应对整套磁性载体档案重新检查，对发生永久误差的磁性载体档案进行复制；极重要磁性载体档案的复制周期由单位自定；正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次。

（三）再使用

磁性载体档案再使用场所的温度、相对湿度与库房的温度、相对湿度相差范围应分别为±3℃，±5%。否则，应在再使用前，将计算机磁带在使用环境中平衡3天以上，录音带、录像带需平衡24小时以上。在读带前还应将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次。

（四）运输要求

1.磁带(软磁盘)应封装在塑料袋中，再放入容器里运输，运输时要轻拿轻放，严禁剧烈震动和翻滚。

2.应防潮、防曝晒、防重压。

3.运输环境的温度、相对湿度范围分别为4～32℃，20～80%。

4.应避免使用金属探测器进行探测(X射线除外)。

（五）特殊要求

1.磁带的特殊要求。拿取卷轴时，要拿轮毂处，不要挤压法兰盘；剪掉磁带末端已经损坏的部分；不能将磁带末端接触脏的地方(如：不能将磁带拖到地面上等)；应仔细将磁带装在卷轴上，防止它的末端皱折；开始记录之前，应留出不少于lm的空白带；至少用15分钟时间运转磁带，检查带边的卷曲情况，并观察装在卷轴上的磁带是否平坦整齐，带边有任何变形迹象都是不允许的；贮存前应将磁带在贮存环境中重新卷绕。

2.软磁盘的特殊要求。不要弯折软磁盘；不要用像皮筋、曲别针来固定软磁盘的纸套；应先将标签写好，再贴到软磁盘上。如软磁盘上已有标签，不要用硬笔如圆珠笔在盘上写；软磁盘上不能放置重物；如要修改盘上标签内容，应划改。

3.录像带的特殊要求。除遵守前面各项内容外，还应注意，不要将录像带放在电视机壳顶上。

4.磁带机、软盘驱动器及工作间要求。应定期检查及清洗磁带机、软盘驱动器；磁带机及软盘驱动器应放在上风口，而易产生碎屑的设备如打印机、穿孔机等应置下风处。工作间的要求见附录C。

5.磁性载体档案数据的保护要求。避免机械原因损坏磁带、软磁盘；在使用时，严格遵守操作规程；避开强磁场；使用工具软件查阅文件内容时，应谨慎，防止破坏文件。

表1 磁性载体文件目录清单

盘带号：

序号	文件名	题目	档号

表2 磁性载体档案检测、保养卡

盘带号：

序号	时间	检测机型	信息记录格式	检测项目	结论操作人

附录A(标准的附录)

筛选劣质磁带的试验

作为长期贮存，绝不能用劣质磁带，用下述方法可确定出粘合剂质量特别差的磁带。可根据需要从每一批磁带中随机选取若干盘进行试验，步骤如下：
1.检查室内环境下录像带的RF(射频)幅度和失落率、计算机磁带的漏码率；
2.在相对湿度为80～95%、温度为49～55C条件下放3天；
3.再在室内环境下放置至少24小时；
4.再检查RF的幅度和失落率，测量方法参见GB/T14307—93；检查计算机磁带的漏码率。好的录像带RF失落率应不大于最初失落率的两倍；好的计算机磁带的漏码率应不大于最初漏码率的一倍；而且氧化物层脱落迹象很小。

附录B(标准的附录)

磁性载体档案遭受高温、水泡后的处理方法

B1 高温
磁带经受高温后，首先应在室温环境下稳定几天，然后在磁带机上慢速运转，并转录到另一盘磁带上，将二者同时保存。
B2 水泡
如磁带被水浸泡，应先用无纤维毛巾将磁带擦干，然后在温度约为50℃的烘箱内悬挂3天，再在正常室温下放置2小时，用磁带机缠绕2次后方可使用，并且应复制。

附录C(标准的附录)

工作间要求
对工作间的要求如下：
1.工作间应是清洁的，且温、湿度可控；
2.工作间应使用稳压、稳频电源；
3.直接工作区内禁止吸烟、喝饮料及吃食品；
4.卷轴(包括空轴)应放在专门的保护容器内；
5.不应把磁带(软磁盘)放在热的地方，比如接近热源或阳光直射处；
6.定期对工作间的磁带机、软盘驱动器的机械、电气部分进行系统的检查；
7.应保持磁带机、软盘驱动器中全部磁带、软磁盘接触面的清洁；
8.工作间应备有磁带清洗机和检验器，并用来清洁和卷绕磁带。

南华大学数码照片管理技术规范

第一章 总则

第一条 为加强和规范数码照片的归档与管理，确保数码照片档案的真实、完整、可用和安全，根据《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）、《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002）、《档案著录规则》（DA／T18—1999）等标准要求，结合学校实际，制定本规范。

第二条 本规范适用于全校各职能部门，附属单位参照执行。

第三条 本规范所称数码照片是指用数字照相机（Digital Still Camera）拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

将纸质照片进行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。

第四条 本规范所称数码照片档案是指学校各部门在职能活动中形成的，有保存价值的数码照片。

数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成，元数据一般包括该照片的文字说明与EXIF信息（Exchangeable Image File可交换图像文件）。

第五条 数码照片档案属于全宗档案的组成部分，由学校档案馆实行集中统一管理。档案馆负责建立健全数码照片档案归档制度，对归档范围、归档时间、归档要求等作出明确规定，指导形成部门开展数码照片归档工作。形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按要求向档案馆移交。信息化部门负责为数码照片档案管理提供信息化支持。

第二章 收集和归档

第六条 数码照片档案的收集范围和密级的确定按照《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002）执行。

第七条 数码照片档案的保管期限按照照片的价值划定，分为永久和定期两种。划为定期的一般应定为30年。

第八条 形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。具有永久保存价值或者其他重要价值的数码照片，应当转换为纸质照片同时归档。

第九条 数码照片归档时，应由形成部门和档案馆共同进行真实、完整、可用方面的鉴定和检测。数码照片可以存储到符合要求的脱机载体上进行移交，也可以在学校内网上在线移交。

第十条 归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外。

经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档。

第十一条 对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选照片应该能够反映该项活动的全貌，同时应主题鲜明、影像清晰、画面完整。

反映同一场景的数码照片一般只归档一张。

第十二条 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。对于采用其它格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。

第十三条 归档的数码照片应附加文字说明，文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。

第三章 整理和著录

第十四条 在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限——形成年度——组”分类。组是指有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组。

分类方案应保持前后一致，不应随意变动。不同年度的数码照片应分别整理。

第十五条 同一组内的数码照片档案按形成时间或重要程度先后排列。

第十六条 数码照片文件采用“保管期限-年度-组号-张号” 格式命名。

保管期限：分别用“01、02”或“Y、D”对应代表永久、定期。

年度：为4位阿拉伯数字。

组号：在同一年度内的组从“1”开始顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

张号：同一组内数码照片从“1”开始顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

例： 2009年教务处拍摄的一组教学工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限定为“永久”，存储格式为JPEG，该组第一张照片的文件名应为：01-2009-0001-0001.jpg

第十七条 数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹；在同一年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加数码照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或者事由之间加空格。

例：教务处的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘，2009年教务处拍摄的一组教学工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限定为“永久”，该组照片应存放在以下计算机路径下：

D：\数码照片档案\永久\2009\0001 教学工作会议\..

第十八条 数码照片档案机读目录的著录格式应符合《数码照片档案机读目录著录要求》（见附件1）。

第四章 存储、保管和利用

第十九条 数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）的要求。推荐采用只读光盘(一次写光盘，WORM)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片档案的存储载体，移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体。

第二十条 不同年度的数码照片档案一般不应刻录在同一张光盘中。

数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供使用，一套异地保存。封存的该套光盘不得提供利用。

第二十一条 数码照片档案的保管按照《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2002）的规定执行。要建立数码照片档案的定期检查制度。光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，发现问题应及时采取措施。

第二十二条 数码照片档案的利用应遵守本校档案利用借阅制度，进行登记并由利用者反馈利用效果。

第五章 附则

第二十三条 本规范由南华大学档案馆负责解释。

第二十四条 本规范自2011年7月1日起执行。

附1：

数码照片档案机读目录著录要求

1、著录项目及要求

数码照片档案应至少著录以下字段：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、题名、文字说明、存储文件名、开放状态。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、长期、短期或永久、30年、10年。

年度：归档年度，采用4位阿拉伯数字。

部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致和稳定。部门调整变化时以学校文件确定的名称为准。

照片组号：在某一年度内的组从“1”开始的顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

张号：同一组内数码照片从“1”开始的顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。

参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。

时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。

题名：本张照片的标题。

文字说明：本张照片的说明，包括事由、地点、人物、背景等要素。

存储文件名：本张照片的计算机文件名称。

开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“T”,不开放为“F”。

2、数据库结构及字段表：

字段名称	字段名	字段类型	字段长度
全宗号	QZH	字符型	6
保管期限	BGQX	字符型	4
年度	ND	字符型	4
部门	BM	字符型	100
照片组号	ZPZH	字符型	4
张号	ZH	字符型	4
参见号	CJH	字符型	20
摄影者	SYZ	字符型	100
时间	SJ	字符型	8
题名	TM	字符型	160
文字说明	WZSM	字符型	254
存储文件名	CCWJM	字符型	30
开放状态	KFZT	逻辑型	2

南华大学照片档案管理技术规范

（2011年4月30日整理）

第一条 本规范所称的照片档案，是指学校各部门在职能工作中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

所称的芯页，是指用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。

第二条 收集要求

（一）对属于收集与归档范围的照片，应定期通知归档单位及时归档，实行集中管理。

（二）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。

（三）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

（四）底片、照片、说明应齐全。

（五）底片与照片影像应一致。

（六）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。

（七）照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。

第三条 收集时间

（一）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应在事件或活动举行后一个月内及时整理，一般不应跨年度。

（二）照片档案随归档单位其他载体形态的档案一起向档案馆移交。

（三）档案馆按收集范围随时征集零散的具有保存价值的照片。

第四条 照片档案的整理原则。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

第五条 照片、底片的保管期限划定与密级确定。保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《机关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）及有关规定执行。

第六条 底片的整理

（一）底片的编号。底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：

全宗号—保管期限代码—张号

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。

张号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。

（二）底片号的登录。宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处（刻写不下时，前段可不写），不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。

（三）底片袋的标注。底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

（四）底片的入册。底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。芯页的插袋上应标明相同的底片号。

（五）大幅底片的放置。对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。

（六）册内备考表的填写。册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。册内备考表见附录A。本册情况说明：填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。

（七）底片册的封面。底片册的封面应印制“底片册”字样。

（八）底片册的册脊。底片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、起止张号、册号。底片册册脊见附录B。

（九）底片册的排列。底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。

第七条 照片的整理

（一）照片的分类。应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

（二）照片的排列。应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

（三）照片的编号。照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：

格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号；

格式二：全宗号—保管期限代码—张号。

若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法（影像相符的照片、底片编号相同）。选用合一编号法宜以照片、底片齐全为基础。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。

册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。

张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。

（四）照片的入册。照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。芯页格式参考示例参见附录C。应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。

（五）大幅照片的放置。对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5厘米。以竖直放置为宜。

（六）单张照片说明的填写。

1．文字说明的格式。采用横写、分段书写。其格式如下：

题名：

照片号：

底片号：

参见号：

时间：

摄影者：

2．文字说明的内容。应包括：

（1）题名。应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

（2）照片号。

（3）底片号（若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号）。

（4）参见号。参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下：

（相关档案种类）档号，如：文书档案0113-2-18；科技档案G-J-21，等。括号内“相关档案种类”为选择性著录内容。照片档案由各部门移交档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。

（5）照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1至4位表示年，第5至6位表示月，第7至8位表示日。如：1953年3月2日写作19530302。

（6）摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。

（7）文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

（8）密级应按GB/T 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。

3．文字说明的位置。可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。

4．大幅照片的说明。对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

（七）组合照片说明的填写。

1．一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。

2．组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。

3．应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。

4．同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。

5．整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。如：相关照片长期—4—⑥。保管期限亦可采用“2”或“C”表示。

6．组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。

（八）册内备考表的填写。同底片册内备考表填写要求。

（九）照片册的封面。照片册的封面应印制“照片册”字样。

（十）照片册的册脊。照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。照片册册脊的格式：照片号为格式一的照片册册脊见附录B中的照片册册脊（一）；照片号为格式二的照片册册脊见附录B中的照片册册脊（二）。

（十一）照片册的排列。照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。

第八条 照片档案目录的编制

（一）目录的著录

1.著录项目。照片档案目录的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。

2．条目的著录单位。以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目。

3．组合照片的著录。（1）以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。（2）以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。

4.大幅照片的标注。对于大幅照片、底片，应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。以一组照片为单位著录时，还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。

5.著录与标引的要求。照片档案著录与标引的方法和要求，应按照DA/T18、GB/T15418、DA/T19执行。

（二）目录的编制

1．目录种类。照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。

2.基本目录。照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。照片档案基本目录参考示例参见附录D。

3.册内目录。册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内照片目录参考示例参见附录E。

第九条 照片档案的保管

（一）包装物与装具

1.底片袋。底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.2～9.5之间，a-纤维素含量应高于87%。底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。

2. 底片册、照片册。底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.2～9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。

3.贮存柜架。底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。

（二）温度、湿度要求

1.应创造条件，使照片档案保管保存场所的最高温度和相对湿度符合国家推荐的范围。推荐的存贮最高温度和相对湿度如下：

类型	中期贮存		长期贮存
	最高温度/℃	相对湿度/%	最高温度/℃	相对湿度/%
黑白底片	25	20～50	21 15 10	20～30 20～40 20～50
彩色底片	25	20～50	2 -3 -10	20～30 20～40 20～50
黑白照片	25	20～50	18	30～50
彩色照片	25	20～50	2	30～40
注1：中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存10年。 长期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存100年。 注2：推荐值内较低的温度、湿度环境，更能延长胶片、照片的寿命。

2.底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度变化不应大于±5%。中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±5℃，相对湿度变化不应大于±10%。

3.所推荐的温度、湿度条件，应在各单独的贮存器具内或整个贮存室内加以保证。

4.底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房间的温、湿度若存在较大差别，应设缓冲间，在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。

（三）空气调节和净化要求。

1.空气调节要求。为保证贮存库的温、湿度条件，应配备独立的空气调节系统。贮存库的气压应保持正压状态，以防止外界空气渗入。去湿应选用恒湿控制的自动制冷型除湿机。加湿应选用可控式加湿机，不应使用水盆或饱和化学溶液，以免导致湿度过高。

2.空气净化要求。（1）进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤，以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。过滤器宜采用干介质型，应不可燃，其捕捉率不应低于85%。（2）应使用洗涤或吸收等空气净化装置，去除空气中的二氧化硫、硫化氢、过氧化物、臭氧、酸性雾气、氨和氧化氮等气体杂质。（3）油漆的挥发气体是一种氧化污染源，应控制使用。若贮存环境新刷油漆，应在三个月后投入使用。对其他存有污染源的新贮存环境，亦应搁置一段时期后再投入使用。（4）硝酸片基胶片会释放出有害气体，因此，不应与其他胶片同处存放，也不应与其他胶片使用同一通风系统。

（四）库房有关要求。库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ25的规定。

（五）保管要求和措施

1.贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。

2.照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

3.接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底片的边缘。

4.底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。

5.珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。

6.每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

照片档案管理规范附录ABCDE

附录A

（规范性附录）

册内备考表

纸面宽：210毫米

本行高35毫米，上留20毫米，置“册内备考表”字样
左边宽20毫米	在本处距上边5毫米左边10毫米置“本册情况说明”字样 立册人（距下行10毫米） 检查人（距下行10毫米） 立册时间（距下边5毫米， 距右线60毫米）	右边宽15毫米
本行高15毫米

附录B

（规范性附录）

册脊

底片册册脊

全 宗 号 高3厘米

保管期限 高3厘米

起止张号 高5厘米

册 号 高3厘米

照片册册脊（一）

全 宗 号 高3厘米

保管期限 高3厘米

册 号 高3厘米

起止张号 高5厘米

照片册册脊（二）

全 宗 号 高3厘米

保管期限 高3厘米

起止张号 高5厘米

册 号 高3厘米

附录C

（资料性附录）

芯页格式参考示例

C.1芯页格式参考示例（一）

第 页

		文字说明：	题名：
			照片号：
			底片号：
文字说明：		参见号：
		时 间：
		摄影者：
题名：	文字说明：
照片号：
底片号：
参见号：		文字说明：
时间：
摄影者：

C．2芯页格式参考示例（二）

第 页

	题名：
	照片号：
	底片号：
	参见号：
	时间：	摄影者：
	文字说明：
				题名：
				照片号：
				底片号：
				参见号：
				时间：	摄影者：
				文字说明：
	题名：
	照片号：
	底片号：
	参见号：
	时间：	摄影者：
	文字说明：

附录D

（资料性附录）

照片档案基本目录参考示例

照片号	题名	时间	摄影者	底片号	备注

附录E

（规范性附录）

照片号	题 名	时间	页号	底片号	备注