南华大学学位与研究生教育档案管理暂行规定

（南华综〔2008〕11 号）

第一章 总则

第一条 为加强学位与研究生教育档案管理，实现规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《南华大学档案管理办法》的有关规定，结合学校实际情况，特制定本规定。

第二条 学位与研究生教育档案是指学校在学位点建设和研究生招生、录取、培养、毕业、学位授予、就业及其管理活动过程中形成的对学校、学生和社会具有保存价值的各种载体材料。

第三条 学位与研究生教育档案是学校档案事业的重要组成部分，其管理成效是学校内涵建设的重要方面。学校和各学院要将学位与研究生教育档案管理纳入部门发展规划和年度工作计划、纳入人员岗位职责、纳入年度考核与奖惩等制度体系，在布置、检查、总结、验收学位与研究生教育工作的同时，布置、检查、总结、验收相应的档案工作。

第二章 体制与经费

第四条 学校研究生处（部）统筹学位与研究生教育档案管理，各学院（研究所、中心，下同）按照分工，负责本单位学位与研究生教育档案的收集、整理、归档、保管、利用、移交等工作。学校档案馆负责学位与研究生教育教学档案和研究生培养档案的整理指导、接收、保管保存和利用工作。各学院安排或明确专人负责学位与研究生教育档案的管理工作。

第五条 学位与研究生教育档案管理所需的办公库房场地、保管保存设备设施、加工整理利用设备设施等建设、运行与维护经费，列入研究生处（部）、档案馆和各学院年度专项业务经费预算，库房建设和档案装具等硬件设施应当符合国家有关标准要求。

第三章 学位点建设与研究生教学档案

第六条 学位点建设与研究生教学档案由研究生处（部）负责收集、整理和归档。

第七条 学位点建设与研究生教学档案的归档范围包括：学校关于学位点建设与研究生教学工作的文件，学位点建设申报与批复材料，学位与研究生教育工作会议材料，学位与研究生教育发展规划与年度计划，阶段及年度工作总结，教学改革、培养方案等制订与修订材料，教学检查与评估材料，学位与研究生教育工作统计报表，学籍管理材料，学位授予材料，教材编写与出版材料，毕业生就业材料，以及其他相关材料，详见表1。

第八条 研究生处（部）按照有关规定整理档案材料，应达到规范要求。档案资料以“件”为单位进行整理，文件的原件移交档案馆，本部门存留复印件。对档案材料拆除所有金属装订物，使用胶装或线装；编写件号和流水页码，打印卷内目录，填写备考表。

第九条 研究生处（部）一般在每年的5月份前将上年度的档案移交学校档案馆。同时，按照本部门档案的归档规则，将上年度应留存本部门的档案整理归档。

第四章 研究生培养档案

第十条 研究生培养档案由研究生处（部）、相关学院、档案馆和研究生个人协同完成收集、整理、归档、保管保存、利用和移交工作。

第十一条 研究生培养档案以每一名研究生为立卷单位，档案资料的归档范围包括：培养计划、学业成绩、开题报告、中期考核结果、教学社会实践或临床实践、论文进展报告、原始实践记录或调查资料、论文、论文答辩资料、学位授予资料等，归档内容与分工列于表2。

第十二条 研究生培养档案的整理，由档案馆指导、研究生处和相关学院审核把关、研究生个人负责完成，必须做到归档内容齐全，审核签字手续完备，原件或复印件符合规定，卷内目录打印和流水页码编写符合规范。由研究生个人按照档案馆的要求，完成组卷、装订、备考、装盒、编目等事项，在每年的7月送交档案馆。其它整理工作和保管保存、利用服务工作由档案馆完成。

第五章 研究生人事档案

第十三条 研究生人事档案由研究生处（部）、相关学院和研究生个人协同完成接收、审查、收集、整理、保管、利用和传递等工作。

第十四条 研究生人事档案以每一名研究生为立卷单位，归档范围包括：新生入学前档案材料、研究生在校期间形成的有关材料。归档内容和分工列于表3。

第十五条 研究生处（部）负责研究生入学前档案材料的审查，对不齐全不完整的档案材料要通知本人予以补齐、充实，对不一致、不真实的档案材料要通知本人予以更正或改正。委托培养和定向培养研究生的入学前档案存原单位，学校只就研究生在校期间形成的有关材料重新建立档案。

第十六条 新生档案审核合格后，及时整理，换装“南华大学研究生档案专用袋”、编制学号，按学号顺序存放档案柜，按年级或专业建立总目录。

第十七条 相关学院负责研究生入学材料、在校期间各科考试与考查成绩单、学年鉴定表、中期考核表和毕业研究生登记表、奖励材料、处分材料、组织发展材料、学籍异动材料、论文答辩申请材料、学位申请材料的收集整理与移交工作。

第十八条 所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料，必须完整、真实。制成材料和书写打印墨水必须符合规范要求。

第十九条 研究生人事档案由研究生处负责保管保存，按保密规定和其他要求提供利用服务。

第二十条 研究生处安排专职人员对离校研究生档案进行审查、复查，提出并落实清理、补充意见，填写档案传递单，通过机要邮递渠道，将研究生人事档案安全传递到研究生接收单位的组织、人事部门。

第二十一条 毕业研究生档案一般保留半年（到当年年底），半年后移交研究生所在地人才中心管理。由于特殊原因（如出国），毕业研究生档案可延期保存在研究生处。

第六章 附则

第二十二条 本规定由研究生处负责解释。

第二十三条 本规定涉及的基础业务规范由档案馆负责解释和指导。

第二十四条 本规定自发布之日起执行，原有相关规定或办法同时废止。

附表：

学位点建设与研究生教学档案归档范围和任务分工表

序号	归档内容	归档部门	审核部门
1	上级下达的有关学位点建设与研究生教育的文件	党政办 机要室	党政办
2	本校制订的关于学位点建设与研究生教育的文件	研究生处 党政办	党政办
3	学校关于学位点建设与研究生教育的规划、实施计划	研究生处 相关学院	研究生处
4	研究生教育的规章制度	研究生处	研究生处
5	学位与研究生教育工作的会议记录、纪要、调研报告、年度或阶段总结、计划	研究生处	研究生处
6	学位点建设与研究生教育统计报表	研究生处	研究生处
7	学位点建设申报材料、批复材料，中期检查、评估、验收材料	研究生处 相关学院	研究生处
8	学位与研究生教育工作会议材料	研究生处	研究生处
9	研究生招生计划、招生简章与宣传资料、招生工作总结	研究生处 招生就业处	招生就业处
10	新生录取材料及新生名单	研究生处	研究生处
11	研究生入学试题	研究生处	研究生处
12	研究生指导教师名册	研究生处	研究生处
13	委托培养、协作培养合同、计划、方案	研究生处	研究生处
14	新生入学登记表，学生学籍卡片，学生成绩总册，在校学生名册学生，学籍变更材料，学生奖励材料，学生处分材料	研究生处 研究生部	研究生处
15	各学科专业教学改革、培养目标、培养规格、学制规定，教学计划、教学大纲，课程建设材料，教学基地建设材料	研究生处 相关学院	研究生处
16	本校学位评定细则	研究生处	研究生处
17	学位委员会会议记录、决定	研究生处	研究生处
18	学位委员会授予博士、硕士学位清册	研究生处	研究生处
19	博士、硕士研究生学位论文及评审材料	研究生处	研究生处
20	毕业生工作计划与总结，供需统计、计划、合同，毕业生调配派遣名册，毕业证、派遣证存根领取签收册，毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	研究生处 招生就业处	招生 就业处
21	自编、主编教材，各学科专业使用教材目录，自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	研究生处	研究生处

附件2 研究生培养档案归档范围与任务分工表

序号	材料名称	份数	责任部门	存放要求
1	研究生招生复试情况记录表	2	学院	学院、学校档案馆
2	学籍登记表	3	学院	学位点、学院、 学校档案馆、
3	毕业生登记表	2	学院	学院、学校档案馆
4	培养手册，包括： （1）研究生培养计划； （2）学位论文工作计划； （3）开题报告评价与记录； （4）实践环节与考核材料； （5）论文中期进展报告； （6）研究生中期考核材料； （7）预答辩材料； （8）培养计划总结报告	4	学院	学位点、学院、 学校档案馆
5	研究生成绩单	4	学院	学位点、学院、学校档案馆、研究生人事档案
6	开题报告	2	学院	学位点、学校档案馆、
7	原始实验数据记录本	1	学院	学校档案馆
8	临床轮科手册（限临床专业学生）	1	学院	学校档案馆
9	学位审批书，包含： （1）答辩申请； （2）答辩委员会组成及审核； （3）答辩记录； （4）答辩委员会决议； （5）学位评定分委员会决议； （6）学位评定委员会决议	2	研究生处	学校档案馆 研究生人事档案
10	授予学位决议	2	研究生处	学校档案馆 研究生人事档案
11	论文评阅意见书（硕士2、博士5）	2—5	研究生处	学校档案馆
12	论文答辩表决票（硕士5、博士7）	5-7	学院	学校档案馆
13	精装学位论文	2本	学院	学校档案馆、图书馆
14	照片，包括： （1）研究生与导师的合影； （2）研究生与答辩委员会成员的合影	2张	学院	学校档案馆
15	在读期间公开发表的论文复印件	1	学院	学校档案馆
16	发放学位证书登记表	1	研究生处	学校档案馆

附件3 研究生人事档案归档范围与任务分工表

序号	归档内容	归档部门	审核部门
1	入学前档案材料	研招办	研究生处
2	入学材料：报名登记表、体检表、政审表等。	研招办	研究生处
3	在校期间各科考试、考查成绩单	培养办	研究生处
4	学年鉴定表	学院、研工办	研究生处
5	毕业研究生登记表	学院、学位办	研究生处
6	奖励材料：获得院级以上先进个人登记表	学院	研究生处
7	受院级以上处分登记表及有关材料	学院、研工办	研究生处
8	组织发展材料：入党申请书、积极分子表、政审材料、综合政审材料、优秀团员做党的发展对象推荐表、自传、入党志愿书、预备党员考察表、转正申请书、延长预备期的有关材料	学院、研工办	研究生处
9	学籍异动材料：休学、退学、转学、参军、出国、延长学习时间、调整专业和导师、复学等学籍异动相关材料	培养办	研究生处
10	学位审批书	学院、学位办	研究生处
11	需归档的其它材料	学院、研工办	研究生处