南华大学声像档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为加强学校声像档案的管理，根据《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称声像档案，是指学校所属部门在职能工作中直接形成、具有保存价值，并主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字等，是学校档案全宗的重要组成部分。

第三条 声像档案由各归档单位负责形成、收集、初步整理、过渡性保管和按时移交，由学校档案馆集中统一管理。

第四条 学校在部门年度经费预算中明确声像档案管理经费，用于设备购置、维修，耗材购置，摄录加工，照片冲洗装册等；在有关部门安排声像档案管理人员或明确岗位职责，配备必要的制作加工场地和保管保存设备设施。

第二章 声像档案的归档范围与归档要求

第五条 声像档案的归档范围

（一）党和国家领导人，部委、中央企业，省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本校视察、检查工作时形成的声像材料。

（二）学校举行的重大庆典活动、纪念活动形成的声像材料。

（三）学校召开的党代会、职工代表暨工会会员代表大会、团学代表大会以及重要工作会议形成的声像材料。

（四）学校开展的重要外事活动、举办承办的国际性和全国性学术活动中形成的声像材料。

（五）反映学校校园面貌变化的声像材料。

（六）反映各部处主要职能活动的声像材料。

（七）杰出校友的声像材料。

（八）校级领导班子集体照片。

（九）其它有保存价值的声像材料。

具体内容参照《南华大学大事记入选原则》的规定。

第六条 声像档案的归档分工

宣传部负责----。

党政办负责---。

现代教育技术中心负责---。

科技管理部门负责---。

第七条 声像档案归档技术要求

（一）照片类档案。照片与底片同时归档。无底片的照片应翻拍底片。数码照片的采集应使用JPEG、TIFF格式，以JPEG格式采集的照片文件不低于900k，以TIFF格式采集的文件不低于10M。归档的数码照片应是原始版，不得进行技术修改。数码照片的归档保存选用只读光盘作为载体。原则上归档两套，一套供查阅利用，一套封存保管。对反映同一画面的若干张照片，应选择代表性照片归档。对具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。以某一次重大活动或某一类人物活动为主题集中形成一本或多本相册。

（二）录音类档案，可参照照片类的电子版分类方法进行分类、处理，应以MP3或WAV文件格式采集录音和移交档案馆。

（三）录像类档案，单独刻盘，并以刻录光盘的形式向档案馆移交。

（四）材质与内容要求。归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)要收集齐全，必须是原版、原件，底片、正片相符。应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、无划伤，无病毒，内容完整、准确。

（五）文字说明要求。使用简洁的语言概括出声像档案反映的内容，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者。对工程项目、科研课题、产品等应标明工程项目、科研课题、产品的名称，并概括出其主要特点。

磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。

录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

第八条 声像档案归档的时间要求

声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交学校档案馆，特殊情况或单项工作结束可随时移交学校档案馆保存。

档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第三章 声像档案的整理与移交

第九条 单件声像档案的初步整理由摄录人员负责，档案馆指导。档案馆根据传统照片与数码照片档案管理技术规范和磁性载体档案管理技术规范的要求对全部声像档案进行系统整理，摄录人员协助。

第十条 归档部门对声像档案资料进行筛选、整理后，填写相应表格，送交档案馆，经过当面技术检测、查验合格，履行移交手续，双方经办人签名，一式两份，档案馆和归档部门各存一份。

第四章 声像档案的保管保存

第十一条 声像档案库房除具备一般档案库房的安全保管条件外，应远离能够形成磁场的电器设备设施。

底片、胶片库存环境温度应保持在13～15℃之间，相对湿度应保持35%～45%。

照片库存环境温度应保持14～24℃，相对湿度应保持37.5%～67.5%。

录音、录像带库存环境温度应保持18～24℃，相对湿度应保持40%～60%。

第十二条 照片册、底片册、录音带、录像带、磁带、光盘等，应使用不同的装具分别排列保存。磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)专用盒中，垂直放置或逐盘悬挂放置，严禁叠放挤压。磁带库须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；磁带不宜存放在铁质材料的装具中。

第十三条 定期检查声像档案，发现质量问题，应采取措施及时补救。定期进行声像档案的倒带、复制和转存处理，录音带、录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每10年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。对库存的照片档案，两年检查一次。在永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应异地多重备份。

第十四条 声像档案的统计、报表、鉴定、销毁等事项，按照《南华大学档案管理办法》有关规定执行。

第五章 声像档案的开发与利用

第十五条 查阅者需填写“声像档案查档登记表”，经批准后方可查阅利用。

第十六条 声像档案原件只限在馆内查阅，档案馆技术室提供复印、复录、翻拍、扫描等多种手段，以满足利用者的不同需求。原版声像档案不得外借。

第十七条 档案馆编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便服务。借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。发现损坏者，应责成修复和赔偿。

第十八条 在不影响保密的前提下，学校各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，以充分开发利用现存声像档案资源。

第六章 附则

第十九条 本办法自校务会通过之日起执行。原有相关规定与本办法不一致的以本办法规定为准。

第二十条 本办法由南华大学档案馆负责解释。

南华大学

二〇一一年五月七日