南华大学电子文件归档与管理暂行办法

（南华校政发[2007]61号）

第一章 总则

第一条 为了适应学校信息化建设和网络办公自动化的需要，做好电子文件归档与管理工作，更好地为学校建设与发展服务，根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和国家标准《电子文件归档与管理规范》等要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条 有关术语含义为：

（一）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（六）物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程）

（七）真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（八）完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（九）有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（十）捕获是指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。

（十一）迁移是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

第三条 学校档案馆负责对归档电子文件的集中统一管理，具体做好电子文件的接收、鉴定、归档、保管、利用、销毁与统计等工作，并对各部门电子文件归档工作进行指导与监督。

第四条 各处级建制部门（电子文件形成部门）负责本部门电子文件的积累、保管、整理和移交工作，并管理好留存于本部门的电子文件档案。

第五条 档案馆和各形成部门要配备或明确专人负责归档电子文件管理，严格执行国家有关规范要求，配置必要的设备设施，以保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。

第二章 电子文件的收集与积累

第六条 电子文件的收集与积累由各部门进行。电子文件的收集范围，按照《南华大学档案归档范围和保管期限》执行，依据形成的主体和途径，可包括：

（一）各部门办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份；

（二）各部门在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件；

（三）教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的复制件；

（四）各部门正在运行（含购置、开发和接受馈赠）的各类操作系统及其应用软件的复制件。

第七条 按照下列要求进行电子文件的收集与积累：

（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况并有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，要一并保留与正式文件定稿内容相同的电子文件。

（二）在党政管理和教学科研活动中只产生电子文件时，要采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

（三）对在办公自动化系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，由校办公室或其他形成部门采取捕获措施，将其存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

（四）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

（五）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（六）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

（七）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

（八）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

（九）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

（十）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

（十一）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

（十二）定期制作电子文件的备份。

第八条 对每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。电子文件登记表应与电子文件同时保存，如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

电子文件稿本代码为：M—草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。电子文件类别代码为：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。

第三章 电子文件的归档与移交

第九条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分同学校关于纸质文件材料的归档要求，相应的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致，应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案馆。

第十条 电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。

（一）逻辑归档。将电子文件的管理权从网络上转移至档案馆，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。进行逻辑归档的电子文件由形成部门设定查询权限，标识办理情况，采取备份措施。

（二）物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。进行物理归档的要求是：

1.把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

2.采用合适的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不能用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

3.存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

4.特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

5.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。 归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。

6.对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

7.归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

8.物理归档时间按照《南华大学档案管理办法》第十八条执行。

第十一条 档案馆在接收电子文件时，应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目包括：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交部门和档案馆填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目并签字、盖章。登记表一式2份，一份交形成部门，一份由档案馆自存。

第四章 归档电子文件的保管、利用与销毁

第十二条 归档电子文件的整理由档案馆按照有关规范要求进行。

第十三条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（一）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（三）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（四）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。

留存于各部门保管的归档电子文件，其条件要求应参照上述规定。

第十四条 各形成部门和档案馆应采取下列措施确保归档电子文件的有效性：

（一）每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

（二）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

（三）对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

（四）档案馆应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

第十五条 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

第十六条 加强归档电子文件的利用管理。归档电子文件的封存载体不应外借；未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件；利用时应使用拷贝件；利用时应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

第十七条 归档电子文件的鉴定销毁，按照学校关于纸质档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第十八条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第五章 附则

第十九条 本办法由学校档案馆负责解释。

第二十条 本办法自公布之日起施行，学校原有相关规定同时废止。

南华大学电子文件归档范围和要求

（2009年3月修订）

一、归档范围

（一）文本类

1．党政管理类属纸质档案归档范围的电子文件。党政办公室集中形成的属党政档案归档范围的所有电子文件。各单位形成的属党政档案归档范围的电子文件。

2．各种规章、制度、办法，发展规划、计划，工作总结、工作报告或请示等电子文件。

3．干部任免、职务评审、人员招聘、离退休审批、人员调进调出离职、派出或报到上岗等活动中形成的有关电子文件。

4．各种奖励、处分、表彰、荣誉证发放、通报、刑事判决等方面的电子文件。

5．党代会、教代会、工代会、团代会、区人代会选举、政协及全校性各种重要工作会议、学术会议上印发的文件、领导人讲话稿、会议代表名册、会议日程、会议总结、会议纪要或简报等有关电子文件。

6．机构设置、机构或人员调整、印章启用通知等方面的电子文件。

7. 编印成册的各种校史、年鉴、大事记及史料集，各种集锦、荟萃，各种资料汇编、成果汇编、制度汇编，各种通讯、简报、调研报告、分析汇总材料等电子文件。

8．各种登记表、统计表、申请表、审批表，各种名册、名单，年月报表、年检等表格式电子文件。

9．各种学籍、学历、学位管理与继续教育方面形成的电子文件。

10．学校或各单位承办的重大活动中形成的一系列材料。如招生、本科评估、学科或实验室评估，工程招标或竣工验收，财务、物价、税收、安全、卫生大检查，行业达标定级，校庆、院庆活动，校运动会、学生社会实践、专项比赛及职工寿诞庆祝会或追悼会等活动中形成的有归档保存价值的电子文件。

11．各种合同、协议、合作协作文件等电子文件。

12. 教学类纸质档案归档范围中形成的电子文件

（1）本校教师编写的各种教材、专著、译著、字词典、教学计划、教学大纲、试题、典型教案、辅导材料、实验或实习指导书等电子版。

（2）本科、硕士、博士毕业生论文及在校期间发表论文电子版。

（3）教师自己制作的有保存价值的教学演示文稿，包括PPT文件或Flash文件等。

13.科研类纸质档案归档范围中形成的电子文件

（1）教师承担的科研课题或项目的申请书、课题进展年度报告、结题报告、技术报告、技术手册、产权登记表等电子版。

（2）上报成果的内容简介、正式发表的论文、正式出版专著的电子版。

（3）获省部级以上科研奖状、证书的彩色扫描图片文件。

14．出版物类纸质档案归档范围中形成的电子文件

（1）本校各单位创办的正式出版发行刊物的电子版

（2）本校期刊社正式出版书籍的电子版。

15．教师基本情况简介及成果信息综录等电子版。

16．各单位产生的其他有归档保存价值的电子文件。

（二）数据库及相关程序类

非通用格式的数据库档案要求连同管理软件、应用软件一并归档。包括：

1．全校教职工工资数据库、会计凭证数据库、各单位经费使用情况数据库及其数据库管理软件、应用软件。

2．全校教职工人事档案信息数据库、教师成果信息数据库及其数据库管理软件、应用软件。

3．全校本科生、研究生、博士后、留学生、成教生、自考生招生录取学生基本信息数据库、学生入学考试成绩数据库、新生电子照及其有关数据库管理软件、应用软件。

4．本科生、研究生、留学生、成教生、自考生学籍数据库、学习成绩数据库、奖助学金数据库及其相关数据库管理软件、应用软件。

5．本科、硕士、博士毕业生就业信息数据库、电子毕业照及其数据库管理软件、应用软件。

6．研究生学位数据库、导师基本信息数据库及其数据库管理软件、应用软件。

7．全校仪器设备管理信息库，贵重仪器使用情况评价值数据库、实验项目数据库、实验室人员数据库及其数据库管理软件、应用软件。

8．获奖科研成果数据库、通过鉴定科研成果数据库、专利数据库、学术榜论文数据库、科研机构和人员数据库、在研项目数据库、各种科研基金科技合同数据库及其相关的数据库管理软件、应用软件。

9．本校人员出国、出境数据库、国际会议数据库、聘请外国专家数据库、授予外籍专家名誉称号数据库、国际合作交流情况数据库、外宾接待情况数据库及相关数据库管理软件、应用软件。

10．房产管理数据库、教职工住房情况数据库及其数据库管理软件、应用软件。

11．出版社书目数据库、校内报刊刊登论文数据库及其管理软件、应用软件。

12．基建预决算管理信息数据库及其数据库管理软件、应用软件。

13．各学院建立的师资信息、学术成果信息、校友信息等数据库及其相关管理软件、应用软件。

14．校友会校友信息数据库及其数据库管理软件、应用软件。

15．全校接受捐赠数据库及其数据库管理软件、应用软件。

16．档案馆建立的各类档案目录信息数据库、全文数据库、多媒体档案数据库等及其数据库管理软件、应用软件。

17．全校党团员信息数据库及其数据库管理软件、应用软件。

18．其他有归档保存价值的数据库及其管理软件、应用软件。

（三）多媒体类

1．新闻中心摄录的并已数字化的全校重大活动录像及校内新闻盘片。

2．各单位形成的有保存价值并数字化的录音、录像盘片。

3．各单位制作的教学用多媒体课件。

4．各单位制作的有保存价值的申报用、汇报用、宣传用多媒体演示课件、文稿等，如精品课程、示范实验室、重点实验室、专题汇报、教学成果、科研成果等多媒体演示课件。

5.示范实验室、重点实验室、精品课程、优秀团队、人才计划、学位点建设等申报时制作的视频文字资料及其刻录盘片。

6.校外电视网络媒体宣传报道本校成就与特色的新闻、专题采访等视频刻录盘片。

（四）网页类

全校和各单位制作的网页上属纸质档案归档范围的网页内容全文、报表及数据库等。

（五）图形、图片类

1．各单位用数码相机拍摄或扫描的有归档保存价值的重要活动或人物照片 。

2．各单位举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版。

3．本校建筑物基建图纸的CAD文件及本校教师形成的各种工程设计、建筑设计、城市规划设计或产品设计图纸的CAD文件及CAD图形制作软件。

二、归档要求

（一）采用合适的载体，如一次写光盘、磁带、硬盘。

（二）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，表明电子文件的内容，存入时间。

（三）特殊格式的电子文件、应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

（四）将相应的电子文件机读目录、相关软件，其他说明等一同说明，并填写《归档电子文件登记表》。