南华大学附属医院档案管理办法

（南华综[2008]9号）

第一章 总则

第一条 为规范学校直属型附属医院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，科学发展学校的档案事业，根据《医院档案管理办法》（国家教育部、国家档案局2008年第27号令）、《医药卫生档案管理暂行办法》（卫生部1991年第10号令）和《南华大学档案管理办法》（校政发[2007]60号），制定本办法。
第二条 本办法所称的附属医院档案（以下简称医院档案），是指学校附属医院从事医疗、教学、科研、管理等活动直接形成的对医院、学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 医院档案工作是医院重要的基础性工作，医院应当加强管理，将之纳入医院整体发展规划。
第四条 学校负责对医院档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条 医院档案工作由院长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准医院档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入医院整体发展规划，促进档案信息化建设与医院其他工作同步发展；
（三）建立健全与医疗、教学、科研、管理规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定医院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 医院档案机构包括综合档案室和档案分室、专室。
建院具有50年以上历史的附属医院原则上应建立综合档案室，采取集中库房场地设施、统配工作人员或分别按类别指定工作人员等不同形式，集中管理党群类、行政类、医疗技术类、学生类、教学类、科研类、基建类、财会类、声像类、实物类等档案资料，设备类档案可以设立分室管理。病历类档案应设立专室管理。分室和专室都是医院档案机构的分支机构。

第七条 医院档案机构是保存和提供利用医院档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
第八条 医院档案机构的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划医院档案工作；
（二）拟订医院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管医院的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（八）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第九条 医院综合档案室设主任一名，或由办公室主任兼任。分室负责人原则上由所在科室负责人兼任。医院档案机构负责人，应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有中级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十条 医院应当为档案机构配备专职档案工作人员，列入事业编制，其编制人数由医院根据本院档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条 医院档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条 医院档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受医院教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条 医院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十四条 医院应当在学校的指导下，建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。
第十五条 医院应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类
医院党群部门在党的建设、纪检监察、组织（党校）、宣传、统战、工会、共青团等工作活动中形成的文件材料。

（二）行政类

医院行政部门在行政、人事、审计、保卫、武装、总务、后勤、档案、图书等工作活动中形成的文件材料。

党政类按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局2006年第8号令）执行。
（三）医疗技术类
医院在医疗技术活动中形成的文件材料。

（四）病历类：医院在医疗技术活动中依照有关法规、规范要求形成的文字、图像等病历资料。病历的收集、装订、编目、保管、利用等，按照卫生部有关规定执行。

（五）学生类：包括医院承担的学历教育学生的日常管理与思想政治教育活动形成的文件材料。
（六）教学类：包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《医院教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（七）科研类：包括医院开展的自然科学研究、人文社会科学研究和教学改革研究活动形成的管理与项目文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

医院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等，可归于“科研类”。
（八）基本建设类：在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
（九）仪器设备类：包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（十）财会类：包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十一）声像类：医院在党群活动和医疗、教学、科研、管理活动中形成的具有保存价值的以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。

（十二）实物类：医院及其工作人员在各类活动中获得的国家、部省颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章（杯）及馈赠纪念品等实物。

附属医院各类档案归档范围与保管期限，在附件中予以规定。

第十六条 医院实行档案材料由形成部门（科室）、课题组立卷的归档制度。
医院各部门负责档案资料工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的医疗、教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向医院档案机构移交。
第十七条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
第十八条 医院档案材料归档时间为：
（一）党群类、行政类、医疗技术类、设备类档案应当在次年6月底前归档；

（二）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交医院档案机构统一保管；暂未设立综合档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
（三）教学类、学生类档案应当在次学年寒假前归档；
（四）科研类档案应当在项目完成（鉴定或授奖）后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。党代会、院庆等重大活动应当在活动结束后两个月内归档。

（五）病历类档案按照卫生部规定的时间归档。
第十九条 医院档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条 医院档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和其他类别的档案保管期限规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条 医院档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条 医院档案由医院档案机构保管。在国家需要时，医院应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十三条 医院与其他单位分工协作完成的项目，医院档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交医院档案机构保存。
第二十四条 医院中的个人对其从事医疗、教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，医院档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
医院档案机构对于与医院有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十五条 医院档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向院长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十六条 医院档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十七条 医院档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经医院授权，其他任何组织或者个人无权公布医院档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经医院保密工作部门批准。
第三十条 医院档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖医院档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条 医院档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案室指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十二条 医院档案机构是医院出具档案证明的唯一机构。
医院档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，医院档案机构应当无偿和优先提供。
第三十三条 寄存在医院档案机构的档案，归寄存者所有。医院档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条 医院档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成部门同意，并报请院长批准。
第三十五条 医院档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第三十六条 医院应当将医院档案工作所需经费列入医院预算，保证档案工作的需求。
第三十七条 医院应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条 医院应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化医院建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十九条 医院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给医院档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条 有下列行为之一的，医院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第四十一条 本办法适用于南华大学直属型附属医院。
第四十二条 档案全宗划分和档号模式由医院按照有关规范自行确定。
第四十三条 本办法自南华大学公布之日起试行。