南华大学档案管理办法

（南华校政发[2007]60号）

第一章 总则

第一条 为了加强学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，为学校和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《湖南省档案管理条例》等法律和规章的规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。依据档案在历史见证、支撑备查、参考利用等方面的相对重要性，分为学校档案馆、档案分室和处级建制部门分别保存和开放利用的档案。

第三条 档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。学校对档案工作要做到“三纳入”、“四同步”，即：纳入学校规划和年度计划、纳入管理制度体系、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 学校对档案实行统一领导、集中管理与分室管理相结合的原则，各处级建制部门和有关人员承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务，共同维护档案的完整、准确与安全。

第二章 管理体制与岗位职责

第五条 学校成立档案工作领导小组，由与档案工作密切相关的职能部门负责人组成，分管档案工作的校领导担任组长。学校档案工作领导小组的主要职责是：

（一）宣传贯彻国家关于档案工作的政策法规，审查学校档案工作规划；
（二）审定学校档案管理办法和重要的规章制度；
（三）研究决定档案工作的重大事宜；
（四）检查、督促学校及各部门档案工作“三纳入、四同步”执行情况；
（五）部署对各部门档案工作进行检查、考核与评估。学校档案工作领导小组下设秘书长一名，由档案馆负责人担任，具体负责调查研究、收集情况、组织起草学校档案工作文件和组织实施档案工作领导小组的决定。

学校成立档案鉴定小组，由相关业务专家组成，负责对疑难档案的进馆鉴定和到期档案的销毁鉴定。

第六条 学校设立档案馆（副处级）。档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的业务机构。学校档案馆的主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作；

（二）制订档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况；

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料，开展档案的开放和利用工作，指导、协助各处级建制部门做好档案工作；

（四）科学管理档案，严守档案机密，确保档案安全；

（五）参与信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）组织培训专、兼职档案工作人员，开展档案宣传工作和利用者教育活动，参加档案工作协作、学术研究与交流活动；

（七）完成学校领导交办的其他任务。

第七条 各处级建制部门要确定一名负责人分管档案工作，并将档案工作纳入本部门办公室工作职责范围。部门分管档案工作的负责人主要职责是：

（一）组织部门职工学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入部门工作计划；

（二）加强与学校档案馆的联系，共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查，提高归档率和案卷质量，督促按时归档；

（三）支持部门兼职档案人员开展工作，帮助他们解决实际困难。

第八条 各处级建制部门和重点科研课题组，均须明确一名工作人员担任兼职档案员。校内所有从事档案工作的专职、兼职人员，以档案馆为主体共同构成全校档案工作网络。部门兼职档案员的主要职责是：

（一）认真学习并严格执行档案工作政策法规和学校档案工作规章制度；

（二）建立并完善本部门（含档案分室和科研课题组）档案的归档体系和规范，负责本部门文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料的完整、准确和系统，并按规定的范围和时间向学校档案馆移交档案；

（三）做好档案的开放利用和安全保密工作，积极参加档案业务学习，主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查。

第三章 档案工作人员与条件

第九条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。 第十条 学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定；学校档案工作人员属档案专业技术人员，按有关规定实行专业技术职务聘任。档案工作人员要保持相对稳定。

第十一条 档案工作所需经费由学校单独立项，列入学校年度经费预算。学校各处级建制部门用于本部门档案装具设备和工作条件建设经费在本部门经费中统筹解决。

第十二条 学校根据办学规模、发展规划和现代化、信息化管理的需要，按照有关要求，有计划地配备或建设档案库房，并对库房配备防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施；对存放声像、实物等特殊载体档案，配备专门库房，并配置必要的设备设施。

第十三条 根据工作需要，学校有计划地为档案部门配置现代化管理和信息化发展所需的设备设施，使档案管理现代化与学校管理现代化同步发展。

第四章 文件材料的形成与归档

第十四条 学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产与技术开发、出版物、外事、财会等门类，各类文件材料的归档范围和保管期限按《南华大学档案归档范围和保管期限实施办法》、《南华大学电子文件归档与管理暂行办法》、《南华大学实物类档案管理暂行办法》执行。

第十五条 学校实行文件材料由形成部门和课题组立卷的制度。各部门应归档的文件材料由本部门兼职档案员按照《南华大学部门立卷归档办法》的要求，整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，检查、装订、签字后，分别留存本部门和向学校档案馆移交。

第十六条 学校工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成对学校有保存价值的各种载体的文件材料，均应按照规定向档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料，其所有权属于个人，必要时档案馆可通过征集、协商代管等形式进行管理。

第十七条 学校有关部门在对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时，必须通知档案馆相关人员参加。档案人员要对应归档的文件材料进行审查验收，签署验收意见并加盖公章。对于没有完整、准确、系统的文件材料的项目，有关职能部门不予鉴定验收，不予申报成果，不予结清尾款。

第十八条 按自然年度归档的文件材料应在次年三月底前归档；按教学年度归档的文件材料应在教学年度完成后的三个月内（自然年度的十月）归档；重要会议、重大活动等专题性文件材料应在会议活动结束后两个月内归档；科研、基建、仪器设备等成套性文件材料应在项目完成通过鉴定、验收后的两个月内归档。

第十九条 接收档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份备查。

第五章 档案管理

第二十条 学校各门类、各载体的档案原则上应由学校档案馆集中统一管理，对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要，经学校审议批准后设置分室。档案分室由本部门领导，接受档案馆业务指导和检查。档案分室负责本部门档案的收集、整理、保管、利用工作，并根据有关规定向档案馆移交档案。档案分室配备专职或兼职档案员。除由学校档案馆和档案分室保管以外的档案资料，均由各处级建制部门的办公室或资料室管理。

第二十一条 学校档案馆（含档案分室，下同）对接收进馆的档案按照《南华大学档案管理及文件归档分类细则》进行分类、编目、排列上柜。

第二十二条 按照《南华大学国家秘密及其密级具体范围规定》的要求，对馆藏档案实行密级保管。
第二十三条 档案馆要定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，应报请学校档案鉴定小组按照有关规定进行鉴定和销毁。
第二十四条 档案馆要做好档案统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照有关规定，向上级档案管理部门报送档案基本情况统计报表。

第二十五条 档案馆应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照防范要求管理库房，确保档案安全。及时修补、修复或复制残破档案、字迹褪色档案。

第二十六条 做好档案管理的基础工作，积极推进档案数字化，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第六章 档案的开放与利用

第二十七条 档案馆应依法向全校和社会开放档案。档案馆开放档案，应遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅属开放范围的档案，并可摘录和复制。
（二）凡利用馆藏档案，均应按本馆规定办理利用手续，对校外单位和个人提供服务应按照规定收费。
（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门介绍。
（四）馆藏档案原则不可外借出馆，特殊情况要经馆长批准。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校酌情处理。

第二十八条 对于要求查阅、摘录、复制属于尚未开放的档案须经学校主管领导同意。涉及未公开的学术技术问题，须经课题负责人同意并报学校主管领导批准；涉及机密的档案须经学校主管领导批准。

第二十九条 档案馆应设立专门的阅档室，并提供全宗指南、档案馆指南和各种检索工具。

第三十条 档案馆应加强档案编研工作，努力开发档案信息资源，有计划地对档案资料进行研究整理，编辑出版各种汇编资料和编研成果，为学校教学、科研和管理工作服务，为社会服务。
第三十一条 档案馆应认真组织学术理论研究，积极参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，不断提高学术水平。
第三十二条 档案馆应发挥自身的科学文化功能，利用馆藏资料开展档案宣传教育工作，配合有关部门做好校史陈列馆、博物馆的开办工作和相关专业的实践教学工作。

第七章 考核与奖惩

第三十三条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度（检查评比办法另订），每年底由学校档案工作领导小组布置，学校档案馆具体组织对各处级建制部门的档案工作进行考评，对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、对档案编研及服务工作优秀者给予奖励。

第三十四条 有下列行为之一者，学校档案工作领导小组依据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，报请学校对直接责任人给予行政处分；造成损失的，要根据档案价值和数量，责令赔偿；情节严重、触犯刑律的，要依法追究法律责任：

（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者转让学校档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的；
（六）不按规定时间归档或不按期移交档案并经多次教育不改的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施造成档案损失的；
（八）档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

第八章 附则

第三十五条 关于干部人事档案的管理，按照中央组织部、国家档案局联合发布的组通字[1991]第13号文件，即《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》办理。

第三十六条 本办法由学校档案馆负责解释。

第三十七条 本办法经校长办公会议通过，自公布之日起施行。学校原《南华大学档案管理暂行规定》（校政发[2001]42号）同时废止。

南华大学电子文件归档与管理暂行办法

（南华校政发[2007]61号）

第一章 总则

第一条 为了适应学校信息化建设和网络办公自动化的需要，做好电子文件归档与管理工作，更好地为学校建设与发展服务，根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和国家标准《电子文件归档与管理规范》等要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条 有关术语含义为：

（一）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（六）物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程）

（七）真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（八）完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（九）有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（十）捕获是指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。

（十一）迁移是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

第三条 学校档案馆负责对归档电子文件的集中统一管理，具体做好电子文件的接收、鉴定、归档、保管、利用、销毁与统计等工作，并对各部门电子文件归档工作进行指导与监督。

第四条 各处级建制部门（电子文件形成部门）负责本部门电子文件的积累、保管、整理和移交工作，并管理好留存于本部门的电子文件档案。

第五条 档案馆和各形成部门要配备或明确专人负责归档电子文件管理，严格执行国家有关规范要求，配置必要的设备设施，以保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。

第二章 电子文件的收集与积累

第六条 电子文件的收集与积累由各部门进行。电子文件的收集范围，按照《南华大学档案归档范围和保管期限》执行，依据形成的主体和途径，可包括：

（一）各部门办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份；

（二）各部门在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件；

（三）教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的复制件；

（四）各部门正在运行（含购置、开发和接受馈赠）的各类操作系统及其应用软件的复制件。

第七条 按照下列要求进行电子文件的收集与积累：

（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况并有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，要一并保留与正式文件定稿内容相同的电子文件。

（二）在党政管理和教学科研活动中只产生电子文件时，要采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

（三）对在办公自动化系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，由校办公室或其他形成部门采取捕获措施，将其存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

（四）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

（五）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（六）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

（七）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

（八）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

（九）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

（十）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

（十一）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

（十二）定期制作电子文件的备份。

第八条 对每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。电子文件登记表应与电子文件同时保存，如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

电子文件稿本代码为：M—草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。电子文件类别代码为：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。

第三章 电子文件的归档与移交

第九条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分同学校关于纸质文件材料的归档要求，相应的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致，应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案馆。

第十条 电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。

（一）逻辑归档。将电子文件的管理权从网络上转移至档案馆，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。进行逻辑归档的电子文件由形成部门设定查询权限，标识办理情况，采取备份措施。

（二）物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。进行物理归档的要求是：

1.把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

2.采用合适的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不能用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

3.存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

4.特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

5.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。 归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。

6.对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

7.归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

8.物理归档时间按照《南华大学档案管理办法》第十八条执行。

第十一条 档案馆在接收电子文件时，应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目包括：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交部门和档案馆填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目并签字、盖章。登记表一式2份，一份交形成部门，一份由档案馆自存。

第四章 归档电子文件的保管、利用与销毁

第十二条 归档电子文件的整理由档案馆按照有关规范要求进行。

第十三条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（一）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（三）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（四）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。

留存于各部门保管的归档电子文件，其条件要求应参照上述规定。

第十四条 各形成部门和档案馆应采取下列措施确保归档电子文件的有效性：

（一）每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

（二）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

（三）对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

（四）档案馆应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

第十五条 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

第十六条 加强归档电子文件的利用管理。归档电子文件的封存载体不应外借；未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件；利用时应使用拷贝件；利用时应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

第十七条 归档电子文件的鉴定销毁，按照学校关于纸质档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第十八条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第五章 附则

第十九条 本办法由学校档案馆负责解释。

第二十条 本办法自公布之日起施行，学校原有相关规定同时废止。

南华大学实物类档案管理暂行办法

（南华校政发[2007]62号）

第一条 为加强学校实物类档案的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据国家档案管理法规，制定本办法。

第二条 本办法所称的实物档案是指以物质实体为载体，能够反映学校发展历史真实面貌，并具有保存价值的特定物品。一般包括奖品、印章、名人字画、礼品和纪念品等。

第三条 学校对实物档案实行集中统一、分级注册、分层管理的原则。凡能够反映学校特色的具有保存价值的实物档案，办理归档登记手续后，由学校档案馆集中存放保管；反映局部特色的具有保存价值的实物档案，须在档案馆办理归档登记手续后，由各部门和单位存放保管。
第四条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能。实物档案具有很高的珍藏价值，属于学校所有，是学校档案的重要组成部分，各部门必须依法归档，不得据为部门或个人所有。属于个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的特定物品，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

第五条 归档范围

（一）奖品实物类。本校在重大政治、经济、文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

（二）印章实物类。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

（三）名人字画实物类。党和国家领导人及社会知名人士为学校的题词、作画。

（四）学校发展历程中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾额、校徽、纪念证章、各种证书以及不同阶段的工作证、学生证、毕业证书样本等，历任书记、校长在工作中使用过的有保存价值的用品及签名用章。

（五）学校在国内外各项活动中接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）及其它馈赠礼品等。

（六）能够反映学校历史且具有保存价值的其它实物。

第六条 实物类档案的保管期限原则上应为永久保存。

第七条 归档要求

（一）实物类档案由发生或形成部门负责收集和清理，并编制清单和说明性文字材料。

（二）奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

（三）印章归档时应附印模一式两份。

（四）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

第八条 奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交；印章、字画、礼品等实物档案一般在形成或发生一个月之内向档案馆移交。

第九条 实物类档案移交前，发生或形成部门要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时，应照像留存，像册对应实物编号保存。

第十条 对形状、质地特殊不能移交档案馆保存的实物档案，经主管校领导同意，由档案馆统一登记编号方可由发生或形成部门存放，或另选场所存放。

第十一条 实物类档案作为学校档案实体分类中的一个独立门类，以每个实物为一个立档单位，一件一号。按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”方式依次编号，以自上而下、从左到右的排架方式摆放。

第十二条 适应实物类档案的特殊性，配置库房设施，要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。

第十三条 实物档案原则上只针对单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆负责人签字后方可借用。借用实物档案必须严格办理登记手续，借出实物档案，必须按期归还。

第十四条 学校按照《南华大学档案管理办法》规定，对在实物类档案工作中做出了突出贡献的集体和个人给予精神和物质奖励。对以单位或个人名义向学校捐赠的实物档案，经鉴定具有较高保存价值的，给予适当的补偿，由学校颁发“捐赠档案荣誉证书”，以资鼓励。

第十五条 有下列行为之一的，依据《南华大学档案管理办法》的相关规定，由档案馆提出限期改正或报学校予以处理：
（一）造成实物档案损坏、丢失的；
（二）未按规定时间向档案馆移交的；
（三）将实物档案变为部门或个人所有的。
第十六条 本办法由学校档案馆负责解释。

第十七条 本办法经校长办公会议通过，自公布之日起施行。学校原有相关规定同时废止。

南华大学党群类行政类文件材料

归档范围和保管期限规定

（南华综[2008]1号）

第一条 为了正确界定党群类行政类文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映学校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家教委1993年发布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和国家档案局2006年9月公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令）要求，结合南华大学实际情况，制定本规定。
第二条 本规定中的文件材料是指学校各职能部门在党群、行政工作活动过程中形成的不同载体的历史记录。
第三条 文件材料归档范围是：
（一）反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家教育事业和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）学校党群、行政工作活动中形成的在维护国家、学校和教职员工权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级部门（单位）报送的重要文件材料；
（四）其他对学校工作具有查考价值的文件材料。
第四条 文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本校办理的文件材料，任免、奖惩非本校工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）学校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，学校内部互相抄送的文件材料，本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级部门（单位）的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属学校归档范围的文件材料，必须按有关规定向学校档案馆移交，实行集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括：
(一)学校制定的规划性、决策性、措施性文件材料；
(二)学校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)学校职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)学校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)学校机构演变、人事任免等文件材料；
(六)学校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级部门（单位）关于重要业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）学校职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）学校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）学校人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）学校一般性事务管理文件材料；
（五）学校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级部门（单位）关于一般性业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料；
（九）下级部门（单位）报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条 学校形成的教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些专门文件材料中的“综合”类资料的保管期限可参照本规定“永久”、“定期30年”和 “定期10年”执行。
第十条 学校对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
学校应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 学校与其他单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条 本规定范围内的文件材料主要按年度分类归档，所归文件材料采用正本，对于同时按问题归档的文件材料，则用副本或复印件归档。

第十三条 学校各部门（单位）应根据需要确定本部门（单位）文件材料的归档范围，并妥善保存，按有关规定进行处理。

第十四条 本规定自2008年1月1日起执行，2005年制定的《南华大学档案归档范围和保管期限实施办法》中的党群类和行政类档案的类目设置与保管期限同时废止。

第十五条 本规定由档案馆负责解释。
附件：《南华大学党群类行政类文件材料归档范围和保管期限表》

附：

南华大学党群类行政类文件材料归档范围和保管期限表

一、党群类档案归档范围和保管期限

主要包括上级党群机关和学校党群部门在党的建设、纪检监察、组织（党校）、宣传、统战、工会、共青团、学生思想政治教育等工作活动中形成的文件材料。

DQll 党务综合--党委办公室

一、上级文件

1.上级党政机关和业务主管机关（统称上级机关，下同）召开的会议印发本校的文件或本校负责人在上级机关会议上的发言，永久；

2.上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话，永久；

3.上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件，永久；

4.上级机关召开会议的文件（非专指本校）属于方针政策或重大问题的具有重要历史价值的重要文件，定期30年；属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的简报、发言和参阅材料，定期10年；

5.上级机关普发的文件，属于重要的，永久或定期30年；属于一般的，定期10年；

二、同级外来文

7.代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文，永久；

8.同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通报、批示，永久或定期30年；

9.同级机关和非隶属机关颁发的非本校主管业务但需要执行的条例、规定、通知等，定期10年；

三、本级文件

10.学校党委工作规章制度，定期30年；

11.本校党代会文件材料

(1)召开党代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等，永久；

(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议收到的重要贺电、贺信，定期30年；

(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样，定期10年；

12.本校党委会、常委会、党委扩大会、书记校长碰头会、民主生活会、总支书记会记录、纪要、决议及会议讨论的文件，永久；

13.党委向上级有关部门的请示，有批复的，永久；无批复的，定期30年或定期10年；

14.党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)，永久；

15.党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知，永久；

16.以党委名义召开的工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言等材料，永久；

17.校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料，永久；

18.校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿，永久；

19.党委工作简报、情况反映、工作信息，永久；

20.党委大事记，永久；

21.党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料，永久；

22.党群系统启用新印章的文件和印模及旧印章，永久；

23.党群系统重要统计材料，永久；

24.党委保密、秘书工作的有关文件，定期30年；

25.重要的群众来信来访及处理材料（有领导批示和处理结果的），定期30年；

26.党委与有关机关联系、协商工作的来往文件，定期30年；

27.以党字、校党办字文号编制的文件，永久或定期30年；

28.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

DQ11 党务综合--分党委、党总支、直属党支部

1.上级关于分党委、总支、直属支部工作的文件，定期30年；

2.分党委、总支、直属支部工作规章制度，定期30年；

3.分党委、总支、直属支部工作计划、报告、决定、总结、请示及批复、重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录和重要统计，定期30年；

4.分党委、总支、直属支部党建工作及有关材料，定期30年；

5.分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料，定期30年；

6.以分党委文号编制的文件，永久或定期30年；

7.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

DQ11 党务综合--政策研究室

1.上级有关文件，针对本校的，永久；属于普发的，定期30年或10年；

2.学校建设、改革、发展等规划、方案的调研报告、论证材料，定期30年或定期10年。

DQ12 纪检--纪委

1.上级纪委关于纪检工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.纪委工作规章制度，定期30年；

3.纪委工作计划、报告、决定、总结、调查材料及重要统计，永久；

4.纪委会议记录，年度（届次）工作会议主报告、领导讲话、典型发言材料，在上级会议上交流的经验材料，定期30年；

5.党员处分、复查资料，定期30年；

6.群众来信来访及处理意见，定期10年；

7.纪委立案调查、处理的材料，定期30年；

8.以校纪委文号编制的文件，永久或定期30年；

9.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

DQl3 组织--组织部、党校

1.上级关于组织工作、党校工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.组织工作、党校工作规章制度，定期30年；

3.本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计，长久；

4.“七一”会议领导讲话，组织部、党校召开的重要会议记录、纪要、决定等材料，定期30年；

5.本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知，永久；

6.科级以上干部任免、调动、离休、享受待遇的决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)，永久；

7.上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知，永久；

8.校级干部年度考评材料，永久；

9.副处级以上干部名册，永久；

10.分党委、总支、直属支部、支部改选报告、审批材料，定期30年；

11.分党委、总支、直属支部、支部委员名册，定期30年；

12.党员名册，定期30年；

13.关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党文件材料，定期30年；

14.发展新党员、预备党员转正的名册，定期30年；

15.党员和党组织情况统计年报表，永久；

16.党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根，定期30年；

17.表彰先进党支部、优秀党员和先进党务工作者的文件与名单，获市级以上表彰奖励的集体和个人先进事迹材料，永久；

18.出席市级以上党代会代表名单、登记表，永久；

19.处级部门考核材料、干部奖励材料、党员干部教育材料、离休干部材料，定期30年；

20.党校工作计划、总结、重要通知、情况统计、调研考察报告，定期30年；

21.以组织部文号编制的文件，永久或定期30年；

22.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

DQl4 宣传教育--宣传部

1.上级关于宣传工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.宣传工作规章制度，定期30年；

3.本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计，永久；

4.教职工政治思想工作动态及调查材料，年度（届次）宣传思想工作会议主报告、领导讲话、表彰奖励材料，定期30年；

5.理论学习的决定、通知、计划、总结，党委中心组会议领导讲话、典型发言、会议记录，汇编成册的心得体会，定期30年；

6.反映本校重大活动的剪报、照片、录音、录像、图表，永久；

7.以学校宣传部文号编制的文件，永久或定期30年；

8.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

DQl4 宣传教育--学生工作部、研究生工作部

1.上级关于学生工作的文件，普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.学生工作规章制度，定期30年；

3.学生工作计划、决定、报告、总结、统计，永久；

4.学校召开的学生工作会议或德育工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料，学生工作典型调查材料，定期30年；

5.学生思想政治工作队伍的选拨、管理文件，定期30年；

6.各院系学生思想政治工作人员名单，定期10年；

7.勤工助学的有关材料，定期10年；

8.以学校学字文号编制的文件，永久或定期30年；

9.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

DQl5 统战--统战部

1.上级关于统战工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.统战工作规章制度，定期30年；

3.本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结和重要统计，永久；

4.统战工作情况调查、典型材料、统计报表，永久；

5.本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料，永久；

6.台、港、澳和侨务工作材料，定期30年；

7.各民主党派成员和负责人名册及有关材料，定期30年；

8.统战工作重要会议记录，定期30年；

9.各民主党派任免（本校教职工）干部的通知，永久；

10.以学校统战部文号编制的文件，永久或定期30年；

11.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

DQl6 工会--工会

1.上级关于工会工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.工会工作规章制度，定期30年；

3.工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计，永久；

4.会员代表大会和教职工代表的有关文件

（1）请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告，重要的声像材料，永久；

（2）重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、重要的贺电贺信、提案及办理结果，定期30年；

（3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证，定期10年；

5.表彰工会先进集体、先进个人的材料、名单，定期30年；

6.处分会员的有关材料，定期30年；

7.工会委员会会议记录、纪要，定期10年；

8.会员名册及基层工会干部名册，定期30年；

9.妇女工作材料，定期30年；

10.以学校工会文号编制的文件，永久或定期30年；

11.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

DQl7 团委--团委

1.上级关于共青团工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.共青团工作规章制度，定期30年；

3.团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计，永久；

4.团代会、学代会文件

（1）关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件，重要的声像材料，永久；

（2）大会议程、纪要、简报、重要的贺电贺信、提案，定期30年；

（3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证，定期10年；

5.团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知，定期30年；

6.团组织、团专职干部统计年报，永久；

7.团委工作典型调查材料、优秀团员的材料，定期30年；

8.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料，定期30年；

9.处分团员的材料及复查材料，定期30年；

10.批准入团、离团材料及名单，定期30年；

11.团干部名单，定期30年；

12.团员名册，定期30年；

13.团委会议记录，定期30年；

14.学生会文件、材料，定期30年；

15.本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料，定期30年；

16.各分团委的有关材料，定期30年；

17.团委牵头进行的重大活动的有关材料，定期30年；

18.社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料，定期30年；

19.以校团委文号编制的文件，永久或定期30年；

20.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

二、行政类档案归档范围和保管期限

主要包括上级行政机关和学校行政部门在行政、人事、审计、保卫、武装、后勤、档案、图书等工作活动中形成的文件材料。

XZll 行政综合--校长办公室

一、上级文件（上级有关高校行政管理的文件）

1.上级党政机关和业务主管机关（统称上级机关，下同）召开的会议印发本校的文件或本校负责人在上级机关会议上的发言，永久；

2.上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话，永久；

3.上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件，永久；

4.上级机关召开会议的文件（非专指本校）属于方针政策或重大问题的具有重要历史价值的重要文件，定期30年；属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的简报、发言和参阅材料，定期10年；

5.上级机关普发的文件，属于重要的，永久或定期30年；属于一般的，定期10年；

二、同级外来文

6.代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文，永久；

7.同级机关或负责人对本机关的决定、通知、批复、通报、批示，永久或定期30年；

8.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等，定期10年；

三、本级文件

9.学校规章制度，永久；

10.学校年度、学期工作计划、报告、总结，永久；

11.校长办公会议、校长书记碰头会议、党政联席会议的记录、纪要，永久；

12.校务委员会委员名单，会议的记录、纪要，永久；

13.以学校名义发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知，永久；

14.全校性的工作会议和重要座谈会的通知、主报告、领导讲话、典型发言或经验介绍、会议总结、提交讨论的文件材料等，定期30年；

15.校领导在全校性的工作会议、座谈会上的重要讲话，参加校外会议发言稿，声像材料，定期30年；

16.本校发展规划、计划及上级批复，永久；

17.本校向上级有关部门的请示，有批复的，永久；无批复的，定期30年或10年；

18.学校评估材料，永久；

19.有关全校性工作的调查材料和经验总结，永久；

20.学校年报表、综合统计及统计资料汇编，永久；

21.启用新印章的文件和印模及旧印章，永久；

22.本校历史沿革、情况介绍，永久；

23.本校大事记、年鉴、简报、信息、动态，永久；

24.党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料，永久或定期30年；

25.学校领导同上级领导关于学校工作的重要来往信件，定期30年；

26.校庆工作材料：

(1)校庆工作的筹备计划、通知、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电贺信、纪念品、声像材料，永久；

(2)校庆活动的一般材料，定期30年；

27.学校主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动的材料，声像资料，定期30年；

28.学校组织的知名人士治丧活动材料，声像资料，定期30年；

29.本校著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像资料，定期30年；

30.校史工作材料，定期30年；

31.校友工作材料，定期30年；

32.群众来信来访及处理材料（有领导批示和处理结果的），定期30年；

33.普选工作材料，定期10年；

34.以校字、校办字文号编制的文件，永久或定期30年；

35.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年；

四、下级文件

36.学校各院、部、处（社、馆、中心等）上报学校的工作计划、总结、报告、请示及批复（各上报单位保留复制件），定期30年；

XZll 行政综合—法律事务室

1.上级有关文件，针对本校的，永久；属于普发的，定期30年或10年；

2.与学校有关的起诉、应诉、判决等法律事务文件，行政诉讼、仲裁等文件材料，永久。

XZl2 人事--人事处、组织部

1.上级机关有关人事工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.本校人事工作的规章制度，定期30年；

3.人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录，永久；

4.关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复，永久；

5.关于校内机构设置、变化的文件材料，永久；

6.人事处权限内的干部任免文件及名册，永久；

7.表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料，省部级和国家级，永久；其它，定期30年；

8.处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料，永久或定期30年；

9.教职工动态月报，定期30年；

10.师资培养、管理工作计划、规定、总结，永久；

11.教师进修计划、安排、总结，定期30年；

12.教师工作量的规定及执行情况，定期30年；

13.教师业务考核材料，定期30年；

14.人事统计报表，永久；

15.教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表，永久；

16.教研室、研究室正副主任名册，定期30年；

17.教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷，要求附审批表)，永久或定期30年；兼职教师聘任资料，定期30年或10年；

18.教职工工资调整材料、名册，永久或定期30年；

19.教职工转正定级、聘干材料，永久或定期30年；

20.教职工校内调动材料，定期30年；

21.教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)，永久或定期30年；

22.教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)，永久或定期30年；

23.教职工援外和支援边远地区材料，定期10年；

24.教职工退职、离职和出国的有关材料，永久或定期30年；

25.教职工除名、复职的处理材料，永久或定期30年；

26.教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料，定期30年；

27.教职工退休后重新工作的材料，定期30年；

28.教职工福利工作，定期30年；

29.教职工商调函件，定期30年；

30.使用临时工有关材料，定期30年；

31.人民来信来访材料，定期30年；

32.以校人字文号编制发布的文件，永久或定期30年；

33.学校召开的人才（师资）工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料，定期30年；

34.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

XZl2人事--离退休工作处

1.上级关于离退休职工管理工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.离退休职工管理工作规章制度，定期30年；

3.本校离退休职工管理工作计划、决定、总结、重要统计，永久；

4.离退休职工管理工作情况调查，定期30年；

5.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年

XZl3监察、审计--监察处、审计处

1.上级有关审计、监察工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.本校审计、监察工作规章制度，定期30年；

3.审计和监察工作计划、总结、报告，定期30年；

4.审计和监察工作统计年报及重要报表，定期30年；

5.审计和监察通知书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文，审计意见书、移交处理书等审计公文，定期30年；

6.审计和监察报告及其征求意见书，被审计、监察单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计或监察报告的记录、证据、工作底稿，定期30年；

7.审计和监察工作方案，检查审计、监察意见书的落实情况和审计、监察决定执行情况的报告和记录，定期30年；

8.有关审计、监察项目的请示、报告、批示、会议记录，定期30年；

9.重要的来信来访，相关记录，定期30年；

10.扣交款、停止拨款、冻结银行帐号的通知书和回执，定期30年；

11.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

XZl4武装、保卫--保卫处

1.上级有关公安保卫工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.本校公安保卫工作规章制度，定期30年；

3.本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表，永久；

4.本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书，定期30年；

5.本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复，定期30年；

6.要害部门的公安保卫、消防工作，定期30年；

7.保卫工作简报，定期30年；

8.上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件，定期30年；

9.社会治安、综合治理材料，定期30年；

10.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

XZl4武装、保卫--武装部

1.上级有关武装工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.本校武装部职责范围内的规章制度，定期30年；

3.武装部工作计划、总结、调查报告，定期30年；

4.武装部工作统计年报及重要报表，定期30年；

5.复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)，定期30年；

6.学生军政训练资料，定期10年；

7.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

XZl5 总务--总务处

1.上级有关后勤管理工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.后勤管理工作规章制度，定期30年；

3.本校后勤管理工作计划、报告、调查材料、总结、统计，定期30年；

4.房屋管理、调配使用、转移等方面的规定、总结，定期30年；

5.校内房产及水、电、气、暖等管网维修、改造的计划、报告、批复、图纸等材料，永久；

6.征地批准文件，签订的合同、协议书，土地证书，红线图，拆迁补偿协议，永久；

7.本校关于地界变化、交换、转让、租用的报告、批复及附图，永久；

8.有关土地、房产纠纷的来往文书及处理结果，永久；

9.产权证书，永久；

10.教职工住房产权管理的工作材料，永久；

11.防震、防汛、三废治理工作的文件材料，定期30年；

12.爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件，定期30年；

13.师生员工健康状况调查材料及统计表，永久；

14.上级有关计划生育工作的文件，本校计划生育工作的有关规定，计划生育工作计划、报告、总结、统计年报表、领取独生子女证名册，定期30年；

15.本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册，定期30年；

16.车辆工作的有关文件材料，定期10年；

17.伙食工作的有关材料，定期10年；

18.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

XZl5总务--后勤服务中心

1.上级有关后勤服务中心工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.后勤服务工作规章制度，定期30年；

3.本校后勤服务工作计划、报告、调查材料、总结、统计，定期30年；

4.伙食工作的有关材料，定期10年；

5.校园绿化工作的有关材料，定期10年；

6.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

XZl6档案、图书、文博--综合档案馆（博物馆比照执行）

1.上级有关档案工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.学校档案工作规章制度，定期30年；

3.本校档案工作计划、报告、总结，定期30年；

4.档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报，永久；

5.档案编研成果及出版物，永久或定期30年；

6.档案销毁报告及销毁清册，永久；

7.档案馆指南、全宗介绍，永久；

8.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

XZl6档案、图书、文博--图书馆

1.上级有关图书馆工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.图书馆工作规章制度，定期30年；

3.图书馆工作计划、报告、总结，定期30年；

4.图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报，永久；

5.图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册，定期30年；

6.校外交流的有关材料，定期30年；

7.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

XZl7网络与信息化--网络中心、校办

1.上级关于网络与信息化建设工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.网络与信息化建设工作规章制度，定期30年；

3.会议记录、纪要、简报，定期30年；

4.工作计划、报告、决定、总结、重要统计，定期30年；

5.关于单位内机构设置、变化的文件材料，永久；

6.工作人员名册，定期30年；

8.副高以上专业技术职称名录，永久；

9.以网络中心文号编制发布的文件，永久或定期30年；

10.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

XZ18附属单位—直属型附属医院

1.上级关于附属单位工作的文件，属于普发的，定期30年或定期10年；针对本校的，永久；

2.附属单位工作规章制度，定期30年；

3.会议记录、纪要、简报，定期30年；

4.工作计划、报告、决定、总结、重要统计，定期30年；

5.关于单位内机构设置、变化的文件材料，永久；

6.干部任免文件及名册，永久；

7.教职工名册，定期30年；

8.副高以上专业技术职称名录，永久；

9.以附属单位文号编制发布的文件，永久或定期30年；

10.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料，永久或定期30年。

南华大学教学部门档案管理暂行办法

（南华综[2008]7号）

第一章 总则

第一条 为了适应校、院二级管理新体制，加强教学部门档案管理，根据《高等学校档案管理办法》和《南华大学档案管理办法》的精神，结合学校教学部门的实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校各教学部门(院、部、系)从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和本部门具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式、载体的历史记录。

第三条 档案是各教学部门的宝贵财富，是评估检查所需支撑材料与备查材料的重要资源。档案工作是各教学部门确保有序运行、促进建设发展的重要基础性工作之一，是反映和衡量各教学部门整体水平的一个重要标志。各教学部门对档案工作要做到“三纳入”、“四同步”，即：纳入本部门的年度计划、纳入管理制度体系、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 各教学部门承担收集、整理、立卷、归档、保护和移交本部门档案的义务，应努力维护档案的完整、准确与安全。

第二章 管理机构与岗位职责

第五条 各教学部门要确定一名负责人分管档案工作，并将档案工作纳入本部门办公室工作职责范围。分管档案工作负责人的主要职责是：

(一)组织部门职工学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入部门工作计划；

(二)加强与学校档案馆的联系，共同做好对兼职或专职档案员的业务指导、监督和检查，提高归档率和案卷质量，督促按时归档；

(三)支持本部门兼职或专职档案人员开展工作，帮助他们解决实际困难。

(四)组织落实对本部门档案的鉴定与销毁工作。

第六条 各教学部门设立档案室，该室是保存和提供利用本部门档案的业务机构。配备一定编制的兼职或专职档案员，档案员承担以下职责：

(一)认真学习并严格执行档案工作政策法规和学校档案工作规章制度；

(二)建立并完善本部门档案的归档办法，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档、保管、统计等工作，保证归档文件材料的完整、准确和系统，并按规定的范围和时间向学校档案馆移交档案；

(三)做好档案的开放利用和安全保密工作，积极参加档案业务学习、档案编研和业务交流，主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查。

第三章 档案工作人员与条件

第七条 教学部门档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新，具备一定的档案专业知识。

第八条 教学部门档案工作人员列入学校事业编制，具体岗位设置由各教学部门在校人事部门核定的党政管理人员总编之内确定。档案工作人员属专业技术人员，按有关规定实行专业技术职务聘任。

第九条 档案工作所需经费列入部门年度经费预算。本部门的档案整理、档案装具等相关设施建设经费在本部门经费中统筹解决。

第十条 各教学部门根据办学规模、发展规划和现代化、信息化管理的需要，按照有关要求，有计划地安排档案库房，并对库房配备防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施；对存放声像、实物等特殊载体档案的库房，配置必要的设备设施。

第四章 文件材料的形成与归档

第十一条 各教学部门档案分为党群、行政、师资队伍、教学、学科建设与科技工作、学生工作、学位与研究生教育等7大类，包括纸质、声像、电子和实物等载体。各类文件材料的归档范围按《南华大学教学部门档案归档范围表》(附后)执行。

第十二条 各教学部门应归档的文件材料由本部门兼职或专职档案员按照立卷归档要求，甄别归档文件材料的有效性，整理组卷，编排件号和页号，填写卷内目录，检查、装订、签字后，分别留存本部门和向学校档案馆移交。

第十三条 各教学部门工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成对学生、学校和本部门有保存价值的各种载体的文件材料，均应按照规定向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为已有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料，其所有权属于个人，必要时档案室可通过征集、协商代管等形式进行管理。

第十四条 按自然年度归档的文件材料应在次年三月底前归档；按教学年度归档的文件材料应在教学年度完成后的三个月内(自然年度的十月)归档；重要会议、重大活动等专题性文件材料应在会议活动结束后一个月内归档；科研、仪器设备等成套性文件材料应在项目完成通过鉴定、验收后的一个月内归档。

第十五条 向学校档案馆移交档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份存档备查。

第五章 档案管理

第十六条 各教学部门档案室对收集到的档案按照有关规范进行分类、编目、排列上柜，实行密级保管。部分数量较大的档案资料可存放在教研室或实验室，各教学部门档案室掌握总目录。保管期限一般确定为5—10年。

第十七条 档案室要定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，按照有关规定进行鉴定和销毁。

第十八条 档案室要做好档案统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照规定，向上级档案管理部门报送档案基本情况统计报表。

第十九条 档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，明确责任人，严格按照防范要求管理库房，确保档案安全。

第二十条 做好档案管理的基础工作，积极推进档案数字化，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第六章 档案的服务利用

第二十一条 各教学部门存放的档案应向本部门师生提供借阅服务，原则上不可外借出室，特殊情况要经部门主管负责人批准。

第二十二条 档案室应建立服务登记制度，编制必要的查阅指南和检索工具。

第七章 考核与奖惩

第二十三条 各教学部门应将档案工作情况列入分管负责人和档案员的年度工作考核内容，并与评先、评优和津贴分配挂钩。对有损毁、丢失、涂改、伪造等行为者，按照《南华大学档案管理办法》第三十四条的规定进行处理。

第八章 附则

第二十四条 本办法由学校档案馆负责解释。

第二十五条 本办法自公布之日起施行。

附：南华大学教学部门档案归档范围表

一、党群工作(DQ)

l.校发党群系统各字号收文(也可以按内容归在第三至第七相关类目中)。

2.党群工作规章制度。

3.党群工作计划、总结。

4.党组织建设资料。

5.思想作风、廉政勤政建设资料。

6.党群工作记录、纪要。

7.工会工作资料、职代会资料。

8.统战工作资料。

9.共青团工作资料。

10.维护稳定、综合治理资料。

二、行政工作(XZ)

1.本院部发文。

2.学校行政系统各字号收文(也可以按内容归在第三一第七相关类目中)。

3.学校和主管部门汇编的规章制度。

4.本院部管理工作文件资料，包括：机构、岗位设置与职责，发展规划，工作计划与总结，先进集体申报材料，请示、报告与批复，会议记录、纪要，本院部编写的规章制度。

5.本院部主持、承办的工作会议材料，不舍一般例会，学术会议另归。

6.职工考评资料，包括：本院部职工年度考核结果汇总，津贴档次结果汇总，教学工作量核算资料，本院部职工获得各级各类奖励、荣誉称号汇总。

7.图书资料室建设与利用，包括图书资料目录，借阅登记等。

8.本院部经费使用计划、使用情况统计资料。

9.本院部仪器设备统计资料，办公家具统计资料。

10.本院部学费收缴统计资料。

三、师资队伍(SZ)

1.教职工状态资料，包括：本院部全体教职员工名册，外聘教师名册及聘任文件，教师调入、调出统计表(含校内部门之间)，教师进修学习统计表，青年教师培养计划、方案、总结等材料，学科带头人、骨干教师等各类人才批复材料复印件、统计表，教师风范事迹材料(省级及以上优秀教师、优秀教育工作者、劳动模范、教书育人标兵等推荐材料，典型事例媒体报道等资料)。

2.教师个人资料(较大的学院可存放在教研室或实验室，以每一位教师为归档单位)，包括：个人基本情况表，学历、学位、任职资格、专业技术职务聘任、进修学习结业、教师资格、岗前培训、荣誉证书等证件复印件，学术头衔批文、聘文复印件，论文复印件，专著、教材、参考书样书，科研、教研项目立项批又复印件，科研、教研成果奖励批文(或荣誉证书)复印件，教案、讲稿，课件，专业技术人员年度考核情况登记表，参加学术会议通知及领导批字复印件，其他有关资料。

四、教学工作(JX)

l.专业建设与改革，包括：专业设置统计表，专业建设计划，专业建设申报与批复材料、中期检查材料、验收评估材料，教学计划，教学计划变更申请及批复，其他相关资料。

2.课程建设与改革，包括：课程简介，课程建设计划，合格课程、优秀课程、重点课程、精品课程建设申报与批复材料、中期检查材料、验收评估材料，教学大纲，自制的多媒体教学课件统计表，双语教学教材、教案，课程内容和方法改革总结，教研室教研活动资料(集体备课、预讲、试讲等记录及相关资料)，科研、教研成果应用于教学的情况总结，其他相关资料。

3.教材建设，包括：教材建设计划，教材编写申报与批准资料，各专业使用教材目录，出版自编教材、参考书、工具书目录(含获奖情况)，其他相关资料。

4.实践教学，包括：实验室、实习基地统计表，实习基地建设材料(协议或合同、基地简介、挂牌情况等)，实习基地指导教师名册，实习计划安排表，实习教学总结，实验、实习教学大纲，实习指导书，综合性、设计性实验报告，其他优秀实验、实习报告，省部共建等专项经费(或计划)建设的实验室申报与批复材料、中期检查材料、验收评估材料，医科生临床实践教学材料(临床实践能力考核情况、强化训练、出科考试等)，其他相关资料。

5.仪器设备(存放在教研室、研究室、实验室)，包括：本室仪器设备统计资料，新添、异动和报废仪器设备统计表，仪器设备总表或清单，实验室使用情况登记、值班记录，实验室仪器设备使用、维修记录，实验室仪器设备管理移交、接交资料，5万元以上的仪器设备开箱、安装、调试、使用、维修、报废等全套资料(以每一台件为归档单位)。

6.毕业设计(论文)，包括：毕业设计(论文)选题指南，毕业设计(论文)安排，毕业设计(论文)开题报告，中期检查安排与总结，毕业答辩安排与评审记录，毕业设计(论文)汇总、成绩统计及分析，优秀毕业设计(论文)汇编，毕业设计(论文)被采用与发表情况汇总，其他相关资料。

7.课程考核，包括：考试课程试卷(评分标准、成绩统计、试卷分析与小结)，课程设计、学年论文安排与检查资料，课程设计、学年论文汇总、成绩统计及分析，课程作业，其他相关资料。

8.成绩与学籍，包括：学生花名册，学籍登记册，毕业生与获得学位学生名册，学生各课程考核成绩，学生学籍异动材料，其他相关资料。

9.教学运行，包括：教学任务书，课表和周课表，教学日历或进度表，考试安排表，学生选课课表，调课停课申请表与批复，必修课多媒体教学情况统计(含自制、非自制)，双语教学实施情况统计，综合性、设计性实验情况统计，买验室开放情况统计，教学事故处理记录及相关资料，其他相关资料。

10.教学质量监控，包括：学校和本院部开展的各种教学检查与评估资料(计划安排通知、领导和专家反馈意见、整改情况总结等)，本院部教学督导组开展的督导活动资料，评教评学评管理资料(评价方案或指标体系、实施过程记录、评价结果总结分析等)，教学管理人员听课安排、记录本，教学评比、竞赛资料(讲课比赛、教案比赛)，其他相关资料。

五、学科建设与科技工作(XK)

1.学科建设，包括：重点学科建设计划，重点学科和科研实验室建设申报与批复材料、中期检查材料、验收评估材料。

2.教师科研材料，包括：当年立项课题一览表，当年获奖成果一览表，论文、著作题目一览表。

3.教师教研材料，包括：当年立项课题一览表，当年获奖成果一览表，论文、著作题目一览表。

4.学术交流材料，包括：参加学术会议交流资料，承办、举办的学术会议资料(会议通知、代表报到单、领导讲话稿、专家交流资料、讨论记录等)，本院部组织开展的学术讲座、报告会资料。

5.社会服务，包括：经营性、服务性机构成立及变更情况，工作计划与总结 (效益分析)，财务资料，年检资料，审计资料，横向项目合同或协议，项目书， 项目实施阶段小结，结题验收报告，接收本科生、研究生开展实践性教学和创新 创业教育资料(计划安排、过程记录、结果、总结等)。举办各种短训班、进修班、专业证书班等非学历教育资料(办班计划方案、报批文件、学员名册、授课安排、成绩统计、结业证书发放资料等)。

六、学生工作(XS)

1.学风建设，包括：学生社团组织成立及变更情况，学风建设各项活动、行 动的计划安排与结果、效果，本科导师制建立与实施情况，各种奖学金、助学金 评定与发放资料。

2.课外科技活动，包括：课外科技活动组织情况总结，学生科技立项、记录、论文、成果与奖励统计、汇总或汇编，各类学科性竞赛材料(挑战杯、数学建模、电子设计、英语演讲、文艺体育比赛的作品或照片、图片、参赛现场照片、参赛通知、结果通知等)。

3.思想品德修养，包括：开展社会实践活动材料(文字、照片等)，参观德育基地、社会实践基地计划安排，优秀心得体会汇总或汇编，综合测评资料，先进班组、优秀个人推荐材料、评定批复材料，典型事例媒体报道材料(剪报或复印件)，政治理论学习小组情况，学生党员发展情况资料(名册、支部设置、培养过程材料等)，其他思想政治教育活动资料，“两课”教学及其他资料(由马列部收集归档)。

4.人才培养质量，包括：学生处分与奖励情况(文件)，毕业生质量跟踪调查材料(调查表、文字总结等)，英语四、六级考试通过率、计算机等级测试通过率，一次性就业情况，考研情况，免试研究生情况，有突出业绩的毕业生及校友情况(学术、技术、管理、创业等方面的成就、事迹介绍或报道材料)，社会评价(媒体报道、学生家长评价材料等)，学生获各类职业证书情况汇总，大学生体育有关资料(大学生体质健康标准合格率、体育比赛、群众性体育活动等材料，由体育部收集归档)。

5.本科生培养（以每一位本科生为归档单位），包括：高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

七、学位与研究生工作(YJS)

1.学位点建设，包括：建设规划、计划，博士后科研流动站、博士点、硕士点申报、批复、检查评估等资料。

2.研究生管理，包括：招收研究生名册，指导教师名册，培养方案，复试资料，经费使用管理制度，学术活动制度与实施安排，学位论文汇总或优秀论文汇编，毕业研究生和授予学位研究生名册，质量跟踪调查材料，社会评价材料，研究生就业资料，其他有关资料。

3.研究生培养(以每一位研究生为归档单位)，包括：研究生培养手册，实验数据记录资料，开题报告，学籍登记表，临床轮科手册(临床医学研究生)，学位论文，学位审批表，毕业生登记表，论文评阅意见书，学位论文答辩表决票，学习成绩表，照片，公开发表的学术论文复印件，其他有关资料。

南华大学附属医院档案管理办法

（南华综[2008]9号）

第一章 总则

第一条 为规范学校直属型附属医院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，科学发展学校的档案事业，根据《医院档案管理办法》（国家教育部、国家档案局2008年第27号令）、《医药卫生档案管理暂行办法》（卫生部1991年第10号令）和《南华大学档案管理办法》（校政发[2007]60号），制定本办法。
第二条 本办法所称的附属医院档案（以下简称医院档案），是指学校附属医院从事医疗、教学、科研、管理等活动直接形成的对医院、学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 医院档案工作是医院重要的基础性工作，医院应当加强管理，将之纳入医院整体发展规划。
第四条 学校负责对医院档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条 医院档案工作由院长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准医院档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入医院整体发展规划，促进档案信息化建设与医院其他工作同步发展；
（三）建立健全与医疗、教学、科研、管理规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定医院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 医院档案机构包括综合档案室和档案分室、专室。
建院具有50年以上历史的附属医院原则上应建立综合档案室，采取集中库房场地设施、统配工作人员或分别按类别指定工作人员等不同形式，集中管理党群类、行政类、医疗技术类、学生类、教学类、科研类、基建类、财会类、声像类、实物类等档案资料，设备类档案可以设立分室管理。病历类档案应设立专室管理。分室和专室都是医院档案机构的分支机构。

第七条 医院档案机构是保存和提供利用医院档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
第八条 医院档案机构的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划医院档案工作；
（二）拟订医院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管医院的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（八）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第九条 医院综合档案室设主任一名，或由办公室主任兼任。分室负责人原则上由所在科室负责人兼任。医院档案机构负责人，应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有中级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十条 医院应当为档案机构配备专职档案工作人员，列入事业编制，其编制人数由医院根据本院档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条 医院档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条 医院档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受医院教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条 医院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十四条 医院应当在学校的指导下，建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。
第十五条 医院应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类
医院党群部门在党的建设、纪检监察、组织（党校）、宣传、统战、工会、共青团等工作活动中形成的文件材料。

（二）行政类

医院行政部门在行政、人事、审计、保卫、武装、总务、后勤、档案、图书等工作活动中形成的文件材料。

党政类按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局2006年第8号令）执行。
（三）医疗技术类
医院在医疗技术活动中形成的文件材料。

（四）病历类：医院在医疗技术活动中依照有关法规、规范要求形成的文字、图像等病历资料。病历的收集、装订、编目、保管、利用等，按照卫生部有关规定执行。

（五）学生类：包括医院承担的学历教育学生的日常管理与思想政治教育活动形成的文件材料。
（六）教学类：包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《医院教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（七）科研类：包括医院开展的自然科学研究、人文社会科学研究和教学改革研究活动形成的管理与项目文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

医院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等，可归于“科研类”。
（八）基本建设类：在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
（九）仪器设备类：包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（十）财会类：包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十一）声像类：医院在党群活动和医疗、教学、科研、管理活动中形成的具有保存价值的以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。

（十二）实物类：医院及其工作人员在各类活动中获得的国家、部省颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章（杯）及馈赠纪念品等实物。

附属医院各类档案归档范围与保管期限，在附件中予以规定。

第十六条 医院实行档案材料由形成部门（科室）、课题组立卷的归档制度。
医院各部门负责档案资料工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的医疗、教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向医院档案机构移交。
第十七条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
第十八条 医院档案材料归档时间为：
（一）党群类、行政类、医疗技术类、设备类档案应当在次年6月底前归档；

（二）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交医院档案机构统一保管；暂未设立综合档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
（三）教学类、学生类档案应当在次学年寒假前归档；
（四）科研类档案应当在项目完成（鉴定或授奖）后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。党代会、院庆等重大活动应当在活动结束后两个月内归档。

（五）病历类档案按照卫生部规定的时间归档。
第十九条 医院档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条 医院档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和其他类别的档案保管期限规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条 医院档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条 医院档案由医院档案机构保管。在国家需要时，医院应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十三条 医院与其他单位分工协作完成的项目，医院档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交医院档案机构保存。
第二十四条 医院中的个人对其从事医疗、教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，医院档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
医院档案机构对于与医院有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十五条 医院档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向院长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十六条 医院档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十七条 医院档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经医院授权，其他任何组织或者个人无权公布医院档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经医院保密工作部门批准。
第三十条 医院档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖医院档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条 医院档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案室指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十二条 医院档案机构是医院出具档案证明的唯一机构。
医院档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，医院档案机构应当无偿和优先提供。
第三十三条 寄存在医院档案机构的档案，归寄存者所有。医院档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条 医院档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成部门同意，并报请院长批准。
第三十五条 医院档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第三十六条 医院应当将医院档案工作所需经费列入医院预算，保证档案工作的需求。
第三十七条 医院应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条 医院应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化医院建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十九条 医院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给医院档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条 有下列行为之一的，医院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第四十一条 本办法适用于南华大学直属型附属医院。
第四十二条 档案全宗划分和档号模式由医院按照有关规范自行确定。
第四十三条 本办法自南华大学公布之日起试行。