高校内部归档分工与要求

一、文件材料的归档分工

总的分工是，文件材料的整理归档由文件材料形成部门或文书处理部门及课题组负责。具体分工是：

1.学校在党群、行政、教学、科研产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事和财会等各类管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物（包括相应必要的电子文件），由相应的部门按职责分工负责归口归档。

2.上级和所在地市级来文，全校性、综合性的党群部分由学校党委办公室负责归档，行政部分由校长办公室负责归档；专业性的或具体业务性的按职能划分，由各承办处级建制部门负责归档。

3.需要两个及以上部门办理的文件，由主办部门负责归档，协助部门配合提供相应资料。

4.以党委和学校名义的发文，由党办、校办分别归档；以各部门名义的发文，由各部门归档。

5.党委和学校召开的代表大会、全体委员会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办或校办分别归档；职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门归档。

6.各部门向党委、学校的请示、报告正文及相应的批复、批件的原件、底稿，由党办或校办归档，呈报部门保存复制件。

7.各临时机构、撤消机构形成的文件材料，应在机构撤消前做好整理工作，移交学校综合档案馆保存，任何人不得擅自带走或销毁。

8.重要的人民来信来访材料，由承办部门归档。

9.科学研究、产品生产与科技开发所形成的业务材料由课题组、项目组负责归档。

二、归档时间

归档时间分为按自然年度归档、按教学年度归档和按项目完成时间归档三种情况。我校的具体规定是：党群和行政档案在次年三月底前归档；教学档案在教学年度完成后的三个月内（自然年度的十月）归档；重要会议、重大活动等专题性文件材料在会议或活动结束后两个月内归档；科研、基建、仪器设备等成套性文件材料在项目完成通过鉴定、验收后的两个月内归档。

实物档案的归档时间是：奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交；印章、字画、礼品等实物档案一般在形成或发生一个月之内向档案馆移交。对形状、质地特殊不能移交档案馆保存的实物档案和需要由部门陈列、张挂的实物档案，经主管校领导同意，由档案馆统一登记编号方可由发生或形成部门存放，或另选场所存放。

三、归档材料要求

1.剔除重份资料，确定文稿的最终版次，核对是否签字与加盖印章。

2.检查档案资料的制作材料，应使用A4纸张，双面、单面打印均可，左侧留足装订位置；不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等不规范笔墨，应使用黑色中性签字笔、碳素墨水书写。

3.去掉回形针、大头针、订书针等金属装订物。

4.对常用文件进行复印留存部门使用，必须将原件归档。

5.形成归档文件目录和移交清单。

四、实物档案归档要求

1.实物类档案由发生或形成部门负责收集和清理，并编制清单和说明性文字材料。

2.奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

3.印章归档时应附印模一式两份。

4.字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

五、档案移交时间

我校规定的档案移交时间是，除财务档案和科技档案的归档时间与移交时间不同步外，其他各类档案的移交时间与归档时间均同步进行，但范围不一致，一般地归档范围要大于移交范围，因为归档档案中的一部分不需要移交学校档案馆，而由本部门保存使用。

财务档案在归档后由财务处暂存3年，到第4年的6月份移交学校档案馆。科技档案在归档后由科技处或高教所暂存2～3年，到第3或第4年的6月份移交学校档案馆。

六、档案移交手续

移交档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份备查。

七、档案库房要求

新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。库房标准温度为14～24℃，标准相对湿度为45～60％。

档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步配置计算机、复印机照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器以及必要的数字化设备设施。

八、档案工作中给予行政处分和追究法律责任的情况

1损毁、丢失属于学校所有的档案的；

2擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的；

3涂改、伪造档案的；

4擅自出卖或者转让学校档案的；

5倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的；

6不按规定时间归档或不按期移交档案并经多次教育不改的；

7明知所保存的档案面临危险而不采取措施造成档案损失的；

8档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

九、归档文件目录（样式）

南华大学归档文件目录

第 盒：

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