南华大学学位与研究生教育档案管理办法

第一章 总则

第一条  为加强学位与研究生教育档案管理，实现规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《南华大学档案管理办法》的有关规定，结合学校实际情况，特制定本办法。

第二条 学位与研究生教育档案是指学校在学位点建设和研究生招生、录取、培养、毕业、学位授予、就业及其管理活动过程中形成的对学校、学生和社会具有保存价值的各种载体材料。

第三条 学位与研究生教育档案是学校档案事业的重要组成部分，其管理成效是学校内涵建设的重要方面。学校和各学院要将学位与研究生教育档案管理纳入部门发展规划和年度工作计划、纳入人员岗位职责、纳入年度考核与奖惩等制度体系，在布置、检查、总结、验收学位与研究生教育工作的同时，布置、检查、总结、验收相应的档案工作。

第二章 体制与经费

第四条 学校研究生处（部）统筹学位与研究生教育档案管理，各学院（研究所、中心，下同）按照分工，负责本单位学位与研究生教育档案的收集、整理、归档、保管、利用、移交等工作。来华留学研究生的培养档案由各相关学院收集、整理，提交至国际学院归档、保管、移交等工作。学校档案馆负责学位与研究生教育教学档案和研究生培养档案的整理指导、接收、保管保存和利用工作。各学院安排或明确专人负责学位与研究生教育档案的管理工作。

第五条 学位与研究生教育档案管理所需的办公库房场地、保管保存设备设施、加工整理利用设备设施等建设、运行与维护经费，列入研究生院（部）、档案馆和各学院年度专项业务经费预算，库房建设和档案装具等硬件设施应当符合国家有关标准要求。

第三章 学位点建设与研究生教学档案

第六条 学位点建设与研究生教学档案由研究生院（部）负责收集、整理和归档。

第七条  学位点建设与研究生教学档案的归档范围包括：学校关于学位点建设与研究生教学工作的文件，学位点建设申报与批复材料，学位与研究生教育工作会议材料，学位与研究生教育发展规划与年度计划，阶段及年度工作总结，教学改革、培养方案等制订与修订材料，教学检查与评估材料，学位与研究生教育工作统计报表，学籍管理材料，学位授予材料，教材编写与出版材料，毕业生就业材料，以及其他相关材料，详见表1。

第八条 研究生院（部）和国际学院按照有关规定整理档案材料，应达到规范要求。档案资料以“件”为单位进行整理，文件的原件移交档案馆，本部门存留复印件。对档案材料拆除所有金属装订物，使用胶装或线装；编写件号和流水页码，打印卷内目录，填写备考表。

第九条 研究生院（部）和国际学院一般在每年的5月份前将上年度的档案移交学校档案馆。同时，按照本部门档案的归档规则，将上年度应留存本部门的档案整理归档。

第四章 研究生培养档案

第十条 研究生培养档案由研究生院（部）、国际学院、相关学院、档案馆和研究生个人协同完成收集、整理、归档、保管保存、利用和移交工作。

第十一条 研究生培养档案以每一名研究生为立卷单位，档案资料的归档范围包括：培养计划、学业成绩、开题报告、中期考核结果、教学社会实践或临床实践、论文进展报告、原始实践记录或调查资料、论文、论文答辩资料、学位授予资料等，归档内容与分工列于表2。

第十二条 研究生培养档案的整理，由档案馆指导、研究生院、国际学院和相关学院审核把关、研究生个人负责完成，必须做到归档内容齐全，审核签字手续完备，原件或复印件符合规定，卷内目录打印和流水页码编写符合规范。由研究生个人按照档案馆的要求，完成组卷、装订、备考、装盒、编目等事项，在每年的7月送交档案馆。其它整理工作和保管保存、利用服务工作由档案馆完成。

第五章 研究生人事档案

第十三条 研究生人事档案由研究生院（部）、相关学院和研究生个人协同完成接收、审查、收集、整理、保管、利用和传递等工作。

第十四条  研究生人事档案以每一名研究生为立卷单位，归档范围包括：新生入学前档案材料、研究生在校期间形成的有关材料。归档内容和分工列于表3。

第十五条 研究生院（部）负责研究生入学前档案材料的审查，对不齐全不完整的档案材料要通知本人予以补齐、充实，对不一致、不真实的档案材料要通知本人予以更正或改正。委托培养和定向培养研究生的入学前档案存原单位，学校只就研究生在校期间形成的有关材料重新建立档案。

第十六条 新生档案审核合格后，及时整理，换装“南华大学研究生档案专用袋”、编制学号，按学号顺序存放档案柜，按年级或专业建立总目录。

第十七条 相关学院负责研究生入学材料、在校期间各科考试与考查成绩单、学年鉴定表、中期考核表和毕业研究生登记表、奖励材料、处分材料、组织发展材料、学籍异动材料、论文答辩申请材料、学位申请材料的收集整理与移交工作。

第十八条 所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料，必须完整、真实。制成材料和书写打印墨水必须符合规范要求。

第十九条 研究生人事档案由研究生处负责保管保存，按保密规定和其他要求提供利用服务。

第二十条 研究生院安排专职人员对离校研究生档案进行审查、复查，提出并落实清理、补充意见，填写档案传递单，将研究生人事档案安全传递到研究生接收单位的组织、人事部门。

第二十一条 毕业研究生档案一般保留半年（到当年年底），半年后移交研究生所在地人才中心管理。由于特殊原因（如出国），毕业研究生档案可延期保存在研究生院。

第六章 附 则

第二十二条 本办法由研究生院（部）和档案馆负责解释。

第二十三条 本办法涉及的基础业务规范由档案馆负责解释和指导。

第二十四条 本办法自发布之日起执行，原《南华大学学位与研究生教育档案管理暂行规定》（南华综〔2008〕11 号）同时废止。

表1 学位点建设与研究生教学档案归档范围和任务分工表

表2  研究生培养档案归档范围与任务分工表

表3  研究生人事档案归档范围与任务分工表