关于做好2017年度档案归档的通知

各归档单位：

根据教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》文件精神，按照《南华大学档案管理办法》的规定要求，为切实做好2017年度档案立卷归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围：请按照规定的归档范围收集本部门的文件材料，做到齐全完整。详情可查看档案馆网站中的业务指导。

二、整理要求：

1.剔除重份资料，确定文稿的最终版次，核对是否签字与加盖印章。

2.检查档案资料的制作材料，应使用A4纸张，双面、单面打印均可，留足装订位置；不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等不规范笔墨，应使用黑色中性签字笔、碳素墨水书写。

3.去掉回形针、大头针、订书针等金属装订物。

4.对常用文件进行复印留存部门使用，将原件归档。

5.形成电子版的归档文件目录和纸质版的移交清单。

6、档案馆在接收纸质档案的同时接收电子数据。

三、归档时间：

根据学校档案管理办法规定，3月份是上年度档案归档时间，5月31日前归档完毕。

联系人：胡平玲 郭庆梅 联系电话：8281312

档案馆

2018年3月10日