关于做好2017届毕业生合影照片归档的

通  知

各二级学院及其它担负有学生培养任务的单位：

2017届毕业生即将毕业离校，目前各学院正在组织拍摄毕业合影照。毕业生合影照片是学校档案的重要组成部分，是珍贵的档案资料，为保存好每位毕业生的纪念照，方便学校各单位今后查阅，按照《普通高校档案管理办法》及《南华大学声像档案管理暂行办法》要求，每年务必对应届毕业生合影照片进行整理归档。为及时完成2017届毕业生合影照片的归档工作，特将有关事项通知如下：

一、 归档范围：

1.2017届本科毕业生（包括船山学院）以班级为单位的毕业生合影照片，必须归档。

2.2017届硕士、博士研究生以专业为单位的合影，可以归档。

3.2017届国际学院留学生各类集体合影，可以归档。

4.往年未归档的毕业生合影照片，可以归档。

二、归档要求：

1.纸质照片和电子照片各归档一份，纸质照片反面附文字说明，纸质合影照片的冲洗尺寸以10寸为宜（约25.4cm*17.8cm）。

2.电子照片为jpg格式，与纸质照片正反面完全一致，“必须归档”范畴的文件名以“南华大学**学院**届（**级）**系**专业**班毕业合影”的方式命名。“可以归档”范畴的合影可自行确定文件名。

3.以学院为单位填写《毕业生合影照片移交清单》，用A4纸打印一式两份，移交时经接收人验收签字后，双方各留存一份。

三、移交归档

按照归档要求核查无误后，以学院为单位将纸质照片、电子照片、《毕业生合影照片移交清单》（加盖公章）到校档案馆办理移交手续。

移交时间：根据《关于认真做好2017届毕业生离校有关工作的通知》中的“日程安排表”工作安排，6月9日之前和《毕业生学籍登记表》一并提交档案馆。

移交地点：南华大学原经管学院一楼西侧档案馆

联 系 人：黄老师、廖老师、郭老师

联系电话：8281312

电子邮箱：43095285@qq.com

 

附件1：照片文字说明模板

附件2：毕业生合影照片移交清单 

                                     

  党政办公室  

档案馆

2017年5月24日

 

附件1： 照片文字说明模板

题名：“南华大学**学院**届（**级）**系**专业**班毕业合影”

拍摄时间：

拍摄地点：

班级人数：

第四排左起：XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX

学号  学号   学号  学号   学号  学号  学号   学号

第三排左起：XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX

学号  学号   学号  学号   学号  学号  学号   学号

第二排左起：XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX  XXX

学号  学号   学号  学号   学号  学号  学号   学号

第一排左起：XXX  XXX  XXX XXX XXX XXX XXX  XXX

注：划线者为教师。

未参加拍照的毕业生：张某某（学号）， 李某某（学号） ，..............（如无，可省略此项）

附件2：

学院毕业生合影照片移交清单

件号	题名	摄影时间	摄影地点
	**届（**级）**系**专业**班

移交人：         接收人：          移交时间：2017年  月   日