南华大学档案馆成立于2003年，校史馆成立于2017年，是学校档案安全保管基地和校情教育基地、档案利用中心、电子文件中心、对全校档案信息资源进行优化整合，实现档案信息资源集中管理、实时共享和开发利用。

档案馆设有综合办公室、综合档案室、人事档案室和校史编研室，共9人。馆长1人，副馆长1人，办公室主任1人，专职档案人员6人；其中，高级职称3人，中级职称5人，中级工1人。

南华大学档案馆现为湖南省档案学会理事单位、湖南省档案局21协作组常务理事单位；衡阳市16协作组组长单位。