文书档案按年归档的重要性

年度分类法是根据文件形成的年度将企事业单位的文书档案分成若干类别的方法。这种方法可以反映一个企事业单位活动逐年发展变化的面貌，是运用最广泛的一种分类方法。

那么年度分类法在文书档案管理中的应用是怎么样的呢？下面从四个方面分析，一起了解一下吧！

一、年度分类法的步骤：

首先需要将企事业单位中需要归档的文件以件为单位进行收集，然后要把这些文件以形成的年度为依据进行分类，分类以后要按年度归档时间对这些文书档案进行相应的排序，然后在进行编号盖章工作，在盖章工作进行之前，要对文书档案的年度号以及年度文件流水号进行填写，在做好这一系列的工作以后，对计算机进行充分的利用，要按照文书档案录入规则对这些文件的信息进行录入。

同时，在计算机中对文件所存放的档案盒的号码、文件在档案保管位置的序列号、排号以及层号进行录入。

二、年度分类法的作用：

1.可以使文档管理人员在开展工作时，能够最大限度的使“机构”文书档案管理过程中的得到简化，这样可以使工作步骤化繁为简，使相关人员工作量得到削减。

2.会进一步降低保管期限在文书档案管理的过程中的地位，从某种意义上来讲，文档管理与档案馆的档案管理有很大的差别，尤其是保管期限方面，文档的保管期限繁杂而灵活，所以更适合用年度分类法。

3.可以对文书档案的各个环节遵循以“年”为基本特征的规律，使年度分类法在档案管理过程中得到充分的体现。

三、按年度分类时，应注意哪些问题？

1.要明确使用公历年份，还是我国传统的农历年份？有些档案管理单位没有明确的规定，因此有些档案分类人员采取公历方法，而有些档案分类人员则采取农历方法，这就造成了检索的不方便，进而产生混乱，所以为了避免混乱的出现，相关文书档案管理部门应该做出具体明确的规定。

2.要明确日期的使用格式。文书档案分类时，会涉及到日期的使用格式的问题，这一点文书档案管理部门应该注意；再加之，文书档案管理涉及到的日期非常多比如签署日期，发布日期等，有些文书档案的这些日期甚至年份不一致，针对这种情况下，文书档案分类人员在按照年度分类法进行分类时，应该按照某一种方法记录个特定的日期，比如按照写成日期成为统一的日期或者以最终的收到日期为分类的日期。

四、按年度分类时，跨年度文件如何归类？

一般文件归入文件制发年度。跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度。

1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。

2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度

3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。

4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。

5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年

6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。

7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。

8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。

9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。

10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。

11、翻印的文件，归入原件的所属年度。

12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年。

13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。

14、非诉讼案件材料，归入结案年度。

15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。