国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。

                                                局长  杨冬权
                                           二○○六年十二月十八日


    机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

    第一条  为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
    第二条  本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
    第三条  机关文件材料归档范围是：
    （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
    （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
    （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
    （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
    第四条  机关文件材料不归档范围是：
    （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
    （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
    （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
    （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
    第五条  凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
    第六条  机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
    第七条  永久保管的文书档案主要包括：
    (一)本机关制定的法规政策性文件材料；
    (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
    (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
    (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
    (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
    (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
    (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
    (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
    第八条  定期保管的文书档案主要包括：
    （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
    （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
    （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
    （四）本机关一般性事务管理文件材料；
    （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
    （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
    （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
    （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
    （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
    第九条  机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
    第十条  机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
    机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
    第十一条  机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
    第十二条  各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
    有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
    第十三条  在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
    第十四条  本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
    第十五条  本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
    附件：《文书档案保管期限表》


附件:
                            文书档案保管期限表
   1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
   1.1  请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料                    永久
   1.2  大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报                                                        永久
   1.3  重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料                                      30年
   1.4  讨论未通过的文件                                              10年
   2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
   2.1  公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册                                                            永久
   2.2  讨论未通过的文件                                              10年
   3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久
   4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
   4.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
                                                                      永久
   4.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                        30年
   5 机关联合召开会议的文件材料
   5.1  本机关为主办的
   5.1.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
                                                                      永久
   5.1.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                      30年
   5.2  本机关为协办的
   5.2.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本                                                        30年
   5.2.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本        10年
   6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
   6.1  请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计
                                                                      永久
   6.2  代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道                        30年
   6.3  委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排  10年
   7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
   7.1  重要的                                                        永久
   7.2  一般的                                                        30年
   7.3  本地区、本机关工作汇报材料                                    30年
   8 本机关业务文件材料
   8.1  本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料                                                              永久
   8.2  本机关的请示与上级机关的批复、批示
   8.2.1  重要业务问题的                                              永久
   8.2.2  一般业务问题的                                              30年
   8.3  同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
   8.3.1  重要业务问题的                                              永久
   8.3.2  一般业务问题的                                              30年
   8.4  本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿                                                                    30年
   8.5  机关联合行文的文件材料
   8.5.1  本机关为主办的
   8.5.1.1  重要业务问题的                                            永久
   8.5.1.2  一般业务问题的                                            30年
   8.5.2  本机关为协办的
   8.5.2.1  重要业务问题的                                            30年
   8.5.2.2  一般业务问题的                                            10年
   8.6  本机关编辑、编写的文件材料
   8.6.1  大事记、组织沿革等                                          永久
   8.6.2  简报、情况反映、工作信息等                                  10年
   8.7  行政管理、执法活动中形成的文件材料
   8.7.1  行政管理工作制度、程序、规定等文件材料                      永久
   8.7.2  执法检查情况汇总、通报，整改通知等                          永久
   8.7.3  行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
   8.7.3.1  固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料                                                            永久
   8.7.3.2  不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料            永久
   8.7.3.3  20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                                永久
   8.7.3.4  20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                                                    30年
   8.7.4  行政管理工作中形成的备案文件材料                            10年
   8.7.5  行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
   8.7.5.1  重要的                                                    永久
   8.7.5.2  一般的                                                    30年
   8.8  计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
   8.8.1  年度和年度以上的计划、总结、统计材料                        永久
   8.8.2  年度以下的计划、总结、统计材料                              10年
   8.8.3  重要职能活动的总结、重要专题的调研材料                      永久
   8.8.4  一般活动的总结、一般问题的调研材料                          10年
   8.9  出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
   8.9.1  发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等
                                                                      永久
   8.9.2  出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录            30年
   9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
   9.1  机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料                                                              永久
   9.2  人事工作制度、规定、办法等文件                                30年
   9.3  人事任免文件                                                  永久
   9.4  先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
   9.4.1  受县级（含）以上表彰、奖励的                                永久
   9.4.2  受县级以下表彰、奖励的                                      30年
   9.5  对本机关有关人员的处分材料
   9.5.1  受到警告（不含）以上处分的                                  永久
   9.5.2  受到警告处分的                                              30年
   9.6  职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料                                                          永久
   9.7  人事考核、职称评审工作文件材料                                永久
   9.8  职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根          永久
   9.9  职工名册                                                      永久
   9.10  党、团、工会工作活动中形成的文件材料
   9.10.1  工作报告、总结，换届选举结果                               永久
   9.10.2  重要专项活动的报告、总结等                                 永久
   9.10.3  党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料     永久
   9.10.4  情况反映、工作简报                                         10年
   9.11  纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
   9.11.1  重要的                                                     永久
   9.11.2  一般的                                                     30年
   9.12  保卫部门的安全检查、调查记录                                 10年
   9.13  本机关处理人民来信来访的文件材料
   9.13.1  有领导重要批示和处理结果的                                 永久
   9.13.2  其他有处理结果的                                           30年
   10 本机关事务管理文件材料
   10.1  房产、土地所有权和使用权的文件材料                           永久
   10.2  与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
   10.2.1  重要的                                                     永久
   10.2.2  一般的                                                     10年
   10.3  接待工作的计划、方案
   10.3.1  重要的                                                     30年
   10.3.2  一般的                                                     10年
   10.4  机关财务预算                                                 30年
   10.5  机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 ，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料           30年
   10.6  国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
   10.6.1  重要的                                                     永久
   10.6.2  一般的                                                     10年
   10.7  职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续               永久
   10.8  职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请                                                          30年
   11 上级机关制发的文件材料
   11.1  上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
   11.1.1  重要的                                                     永久
   11.1.2  一般的                                                     10年
   11.2  上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料         10年
   11.3  上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料
                                                                      永久
   12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料            10年
   13 下级机关报送的文件材料
   13.1  重大问题的专题报告                                           30年
   13.2  年度和年度以上的计划、总结、统计材料                         10年

2006年12月18日，国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。以“令”的形式颁布这个《规定》，使这个文件具有法律效力，反映了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视，必将对正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全、完整起到积极的推动作用。

《规定》制定的背景和过程如何？与以往的同类文件比较起来，《规定》有哪些特点？贯彻《规定》需要注意哪些问题？近日，本报记者采访了国家档案局副局长李明华。

在谈到《规定》制定的背景时，李明华说，新中国档案事业建立以来，国家档案局先后5次制定关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定。第一次是1956年、1957年，国家档案局制定了《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关一般档案材料保管期限参考表》，分别对党的机关和国家机关的档案保管期限作了规定；第二次是1964年，国家档案局发布了《机关文书档案保管期限参考表》（试行草案），将党政机关文书档案保管期限表合二为一；第三次是1983年，国家档案局颁发了《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档的文书材料的规定》，把文件材料归档范围和机关文书档案保管期限的规定区别开来，形成了两个文件；第四次是1987年，国家档案局颁发了《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》，其基本思路与1983年基本相同；这一次是国家档案局第五次发布关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定。

李明华说，国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》两个文件，对于国家档案资源建设发挥了积极作用。但是，随着改革开放的不断深入，档案工作理论与实践的发展，办公自动化的日益普及，20年前制定的文件难以完全适应新形势的需要，给档案的鉴定和移交进馆等工作带来了一系列影响，如对反映维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够；某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档；某些条文表述可操作性不强，以致对一些文件价值判断不准确；对机关文件材料归档工作缺乏有效的监督和管理。针对这些情况，实际工作部门和学术研究部门要求对1987年的两个业务文件进行修订的呼声越来越高。

李明华向记者介绍了《规定》制定的过程。他说，这个文件虽然是最近颁布的，但其制定过程经历了很长时间。1995年，国家档案局制定的《全国档案事业发展九五计划》就曾明确提出，要“重视机关档案的鉴定工作，进行保管期限划分问题的调研工作”。1998年12月，时任国家档案局局长的王刚同志在中央、国家机关档案工作会议上的讲话中指出：“我们要根据九五计划，修改、完善有关机关档案管理的标准，还将有一批关于文件材料整理、保管期限划定、档案鉴定方面的标准陆续出台”。根据这个讲话精神，1999年国家档案局将修改机关档案保管期限作为当年的重点工作之一，并列入了国家档案局的科研项目。

1999年初，国家档案局印发了征求对《关于机关档案保管期限的规定》修改意见的通知，并于2000年11月形成了《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定（征求意见稿）》。2005年6月形成了第二次征求意见稿，并先后两次在全国档案系统征求意见，三次召开专题研讨会，多次到有关机关进行调研。在充分调研、反复讨论的基础上，国家档案局进行了多次修改，到2006年9月19日国家档案局局务会议审议并原则通过。

    与1987年的两个文件相比，新《规定》无论是在内容上还是在形式上都有较大的改变。李明华将这些改变归结为六个方面：一是将两个文件合二为一。1987年颁布的是两个文件，这次合为一个文件，《规定》既对文书档案保管期限进行了划分，也对机关文件材料的归档范围进行了规定。二是改革了档案保管期限的划分方法。原来的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种，新的规定只有“永久”和“定期”两种。原来的“短期”保管期限为1－15年，“长期”为16—50年，时间期限较为模糊。新《规定》中的“定期”保管期限实行了标时制，有30年和10年两个期限，时限规定更为明确。三是突出了立档单位的主体地位。在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限时，实际体现了“以我为主”的思想。四是条款进一步细化。这次随《规定》颁布的《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项，比1987年规定的63项增加了21项。此外，新的文书档案保管期限表充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料。五是调整了一些材料的保管期限。如与个人权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管。上级或下级机关的文件材料，在本机关归档时，其保管期限也有下调。六是“备案制”改为“审批制”。在1987年的规定中，各机关制定的文书档案保管期限表在经本单位领导批准施行后，报档案行政管理部门备案。新的规定改变了备案的做法，即各机关编制的本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，要经同级档案行政管理部门审查同意后才可执行，加大了档案行政管理部门的管理力度。

   《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是国家档案局近年来发布的有关机关档案工作的一个重要文件，学习、宣传《规定》，把《规定》的精神落到实处，是今后一段时间内档案部门的一项重要任务。在采访中，李明华说，今年上半年国家档案局将召开会议，对这个《规定》的宣传、贯彻提出具体要求。目前档案部门在学习、宣传和贯彻这个《规定》时，要注意以下几点：
    一是要高度重视，认真学习。要明确这个《规定》的内涵，把握其实质，把它作为机关正确界定文件材料归档范围和准确划分文书档案保管期限的指南。二是要深入实际，调查研究。各地档案部门编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，要对本机关内各个部门的情况进行深入调查，认真研究，明确什么材料应该归档，什么材料不能归档，归档的材料应该保存多长时间。三是要明确范围、突出特色。各机关在编制本机关文书档案保管期限表时要结合本机关工作实际，突出职能特色，切不可照搬照抄。四是要分清责任，严格把关。各级档案行政管理部门要加强对本级各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制工作的指导，要本着对历史负责、替未来着想的态度担负起审查和审批之责，务必使各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表更有针对性、实用性和可操作性。