关于做好2025年度档案材料归档工作的通知

校属各部门：

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及《南华大学档案管理实施办法》的相关规定，为切实做好我校2025年度档案材料的归档工作，现将有关事宜通知如下：

    一、归档范围

  1.各部门在招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等载体的历史记录。具体归档类目详见档案馆网站首页“业务指导—归档范围”栏目，查阅《南华大学各部门档案归档范围》及《南华大学归档范围及要求》。

2.各部门2025年以前产生的“应归未归”的档案材料须一并补齐移交。

二、具体要求

1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作，各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的领导，档案员要切实履行职责，做好本单位档案的收集、整理与移交工作，确保归档文件完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

3.各单位涉密文件材料（包括文书、科研、基建等材料）的立卷归档要求参照《南华大学涉密档案管理办法》，独立组卷，独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录，严禁与公开文件混合。

4.各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档。

5.剔除重复资料，确定文稿的最终版次，确保签字与印章手续齐全，并将原件移交至档案馆。

6.纸张须为A4规格，打印清晰，预留装订位置；严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红墨水书写，须使用黑色中性笔或碳素墨水书写。

7.去除回形针、大头针、订书针等金属装订物。

8.部门留存常用文件复印件，原件一律移交档案馆。

三、移交事宜

各部门移交档案时，须填写《档案移交清单》或《归档文件目录》（表格可在档案馆网站下载，打印一式两份），经部门负责人签字并加盖公章后移交。

档案接收人：左老师、郭老师

联系电话：0734-8281312、0734-8578209

                                                                                                                                        南华大学档案馆

                                                                                        2026年3月10日