学校各部门、学院：

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年3月1日起施行）、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《南华大学档案管理办法》等精神，为切实做好我校2023年度文件材料的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.各单位在2023年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的，能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。各单位归档范围具体参见档案馆网站首页“业务指导—归档范围—南华大学各部门档案归档范围和南华大学归档范围及要求”。

2.各单位2023年以前产生的“应归未归”的档案材料。

二、归档要求

1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作，各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的领导，档案员要切实履行职责，做好本单位档案的收集、整理与移交工作，保证归档文件完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

3.各单位涉密文件材料（包括文书、科研、基建等材料）的立卷归档要求参照《南华大学涉密档案管理办法》，独立组卷，独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录，严禁与公开文件混合。

4.各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档。

5.剔除重份资料，确定文稿的最终版次，核对是否签字与加盖印章，移交原件至档案馆。

6.检查档案资料的制作材料，应使用A4纸张，双面、单面打印均可，留足装订位置；不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等不规范笔墨，应使用黑色中性签字笔、碳素墨水书写。

7.去除回形针、大头针、订书针等金属装订物。

8.对常用文件进行复印留存，供部门使用，将原件归档。

9.形成归档文件目录和移交清单（相关表格可在档案馆网站下载）。

南华大学档案馆

2024年6月24日