南华大学教学部门档案管理暂行办法

（南华综[2008]7号）

第一章 总则

第一条 为了适应校、院二级管理新体制，加强教学部门档案管理，根据《高等学校档案管理办法》和《南华大学档案管理办法》的精神，结合学校教学部门的实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校各教学部门(院、部、系)从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和本部门具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式、载体的历史记录。

第三条 档案是各教学部门的宝贵财富，是评估检查所需支撑材料与备查材料的重要资源。档案工作是各教学部门确保有序运行、促进建设发展的重要基础性工作之一，是反映和衡量各教学部门整体水平的一个重要标志。各教学部门对档案工作要做到“三纳入”、“四同步”，即：纳入本部门的年度计划、纳入管理制度体系、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 各教学部门承担收集、整理、立卷、归档、保护和移交本部门档案的义务，应努力维护档案的完整、准确与安全。

第二章 管理机构与岗位职责

第五条 各教学部门要确定一名负责人分管档案工作，并将档案工作纳入本部门办公室工作职责范围。分管档案工作负责人的主要职责是：

(一)组织部门职工学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入部门工作计划；

(二)加强与学校档案馆的联系，共同做好对兼职或专职档案员的业务指导、监督和检查，提高归档率和案卷质量，督促按时归档；

(三)支持本部门兼职或专职档案人员开展工作，帮助他们解决实际困难。

(四)组织落实对本部门档案的鉴定与销毁工作。

第六条 各教学部门设立档案室，该室是保存和提供利用本部门档案的业务机构。配备一定编制的兼职或专职档案员，档案员承担以下职责：

(一)认真学习并严格执行档案工作政策法规和学校档案工作规章制度；

(二)建立并完善本部门档案的归档办法，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档、保管、统计等工作，保证归档文件材料的完整、准确和系统，并按规定的范围和时间向学校档案馆移交档案；

(三)做好档案的开放利用和安全保密工作，积极参加档案业务学习、档案编研和业务交流，主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查。

第三章 档案工作人员与条件

第七条 教学部门档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新，具备一定的档案专业知识。

第八条 教学部门档案工作人员列入学校事业编制，具体岗位设置由各教学部门在校人事部门核定的党政管理人员总编之内确定。档案工作人员属专业技术人员，按有关规定实行专业技术职务聘任。

第九条 档案工作所需经费列入部门年度经费预算。本部门的档案整理、档案装具等相关设施建设经费在本部门经费中统筹解决。

第十条 各教学部门根据办学规模、发展规划和现代化、信息化管理的需要，按照有关要求，有计划地安排档案库房，并对库房配备防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施；对存放声像、实物等特殊载体档案的库房，配置必要的设备设施。

第四章 文件材料的形成与归档

第十一条 各教学部门档案分为党群、行政、师资队伍、教学、学科建设与科技工作、学生工作、学位与研究生教育等7大类，包括纸质、声像、电子和实物等载体。各类文件材料的归档范围按《南华大学教学部门档案归档范围表》(附后)执行。

第十二条 各教学部门应归档的文件材料由本部门兼职或专职档案员按照立卷归档要求，甄别归档文件材料的有效性，整理组卷，编排件号和页号，填写卷内目录，检查、装订、签字后，分别留存本部门和向学校档案馆移交。

第十三条 各教学部门工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成对学生、学校和本部门有保存价值的各种载体的文件材料，均应按照规定向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为已有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料，其所有权属于个人，必要时档案室可通过征集、协商代管等形式进行管理。

第十四条 按自然年度归档的文件材料应在次年三月底前归档；按教学年度归档的文件材料应在教学年度完成后的三个月内(自然年度的十月)归档；重要会议、重大活动等专题性文件材料应在会议活动结束后一个月内归档；科研、仪器设备等成套性文件材料应在项目完成通过鉴定、验收后的一个月内归档。

第十五条 向学校档案馆移交档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份存档备查。

第五章 档案管理

第十六条 各教学部门档案室对收集到的档案按照有关规范进行分类、编目、排列上柜，实行密级保管。部分数量较大的档案资料可存放在教研室或实验室，各教学部门档案室掌握总目录。保管期限一般确定为5—10年。

第十七条 档案室要定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，按照有关规定进行鉴定和销毁。

第十八条 档案室要做好档案统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照规定，向上级档案管理部门报送档案基本情况统计报表。

第十九条 档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，明确责任人，严格按照防范要求管理库房，确保档案安全。

第二十条 做好档案管理的基础工作，积极推进档案数字化，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第六章 档案的服务利用

第二十一条 各教学部门存放的档案应向本部门师生提供借阅服务，原则上不可外借出室，特殊情况要经部门主管负责人批准。

第二十二条 档案室应建立服务登记制度，编制必要的查阅指南和检索工具。

第七章 考核与奖惩

第二十三条 各教学部门应将档案工作情况列入分管负责人和档案员的年度工作考核内容，并与评先、评优和津贴分配挂钩。对有损毁、丢失、涂改、伪造等行为者，按照《南华大学档案管理办法》第三十四条的规定进行处理。

第八章 附则

第二十四条 本办法由学校档案馆负责解释。

第二十五条 本办法自公布之日起施行。

附： 南华大学教学部门档案归档范围表

一、党群工作(DQ)

l.校发党群系统各字号收文(也可以按内容归在第三至第七相关类目中)。

2.党群工作规章制度。

3.党群工作计划、总结。

4.党组织建设资料。

5.思想作风、廉政勤政建设资料。

6.党群工作记录、纪要。

7.工会工作资料、职代会资料。

8.统战工作资料。

9.共青团工作资料。

10.维护稳定、综合治理资料。

二、行政工作(XZ)

1.本院部发文。

2.学校行政系统各字号收文(也可以按内容归在第三一第七相关类目中)。

3.学校和主管部门汇编的规章制度。

4.本院部管理工作文件资料，包括：机构、岗位设置与职责，发展规划，工作计划与总结，先进集体申报材料，请示、报告与批复，会议记录、纪要，本院部编写的规章制度。

5.本院部主持、承办的工作会议材料，不舍一般例会，学术会议另归。

6.职工考评资料，包括：本院部职工年度考核结果汇总，津贴档次结果汇总，教学工作量核算资料，本院部职工获得各级各类奖励、荣誉称号汇总。

7.图书资料室建设与利用，包括图书资料目录，借阅登记等。

8.本院部经费使用计划、使用情况统计资料。

9.本院部仪器设备统计资料，办公家具统计资料。

10.本院部学费收缴统计资料。

三、师资队伍(SZ)

1.教职工状态资料，包括：本院部全体教职员工名册，外聘教师名册及聘任文件，教师调入、调出统计表(含校内部门之间)，教师进修学习统计表，青年教师培养计划、方案、总结等材料，学科带头人、骨干教师等各类人才批复材料复印件、统计表，教师风范事迹材料(省级及以上优秀教师、优秀教育工作者、劳动模范、教书育人标兵等推荐材料，典型事例媒体报道等资料)。

2.教师个人资料(较大的学院可存放在教研室或实验室，以每一位教师为归档单位)，包括：个人基本情况表，学历、学位、任职资格、专业技术职务聘任、进修学习结业、教师资格、岗前培训、荣誉证书等证件复印件，学术头衔批文、聘文复印件，论文复印件，专著、教材、参考书样书，科研、教研项目立项批又复印件，科研、教研成果奖励批文(或荣誉证书)复印件，教案、讲稿，课件，专业技术人员年度考核情况登记表，参加学术会议通知及领导批字复印件，其他有关资料。

四、教学工作(JX)

l.专业建设与改革，包括：专业设置统计表，专业建设计划，专业建设申报与批复材料、中期检查材料、验收评估材料，教学计划，教学计划变更申请及批复，其他相关资料。

2.课程建设与改革，包括：课程简介，课程建设计划，合格课程、优秀课程、重点课程、精品课程建设申报与批复材料、中期检查材料、验收评估材料，教学大纲，自制的多媒体教学课件统计表，双语教学教材、教案，课程内容和方法改革总结，教研室教研活动资料(集体备课、预讲、试讲等记录及相关资料)，科研、教研成果应用于教学的情况总结，其他相关资料。

3.教材建设，包括：教材建设计划，教材编写申报与批准资料，各专业使用教材目录，出版自编教材、参考书、工具书目录(含获奖情况)，其他相关资料。

4.实践教学，包括：实验室、实习基地统计表，实习基地建设材料(协议或合同、基地简介、挂牌情况等)，实习基地指导教师名册，实习计划安排表，实习教学总结，实验、实习教学大纲，实习指导书，综合性、设计性实验报告，其他优秀实验、实习报告，省部共建等专项经费(或计划)建设的实验室申报与批复材料、中期检查材料、验收评估材料，医科生临床实践教学材料(临床实践能力考核情况、强化训练、出科考试等)，其他相关资料。

5.仪器设备(存放在教研室、研究室、实验室)，包括：本室仪器设备统计资料，新添、异动和报废仪器设备统计表，仪器设备总表或清单，实验室使用情况登记、值班记录，实验室仪器设备使用、维修记录，实验室仪器设备管理移交、接交资料，5万元以上的仪器设备开箱、安装、调试、使用、维修、报废等全套资料(以每一台件为归档单位)。

6.毕业设计(论文)，包括：毕业设计(论文)选题指南，毕业设计(论文)安排，毕业设计(论文)开题报告，中期检查安排与总结，毕业答辩安排与评审记录，毕业设计(论文)汇总、成绩统计及分析，优秀毕业设计(论文)汇编，毕业设计(论文)被采用与发表情况汇总，其他相关资料。

7.课程考核，包括：考试课程试卷(评分标准、成绩统计、试卷分析与小结)，课程设计、学年论文安排与检查资料，课程设计、学年论文汇总、成绩统计及分析，课程作业，其他相关资料。

8.成绩与学籍，包括：学生花名册，学籍登记册，毕业生与获得学位学生名册，学生各课程考核成绩，学生学籍异动材料，其他相关资料。

9.教学运行，包括：教学任务书，课表和周课表，教学日历或进度表，考试安排表，学生选课课表，调课停课申请表与批复，必修课多媒体教学情况统计(含自制、非自制)，双语教学实施情况统计，综合性、设计性实验情况统计，买验室开放情况统计，教学事故处理记录及相关资料，其他相关资料。

10.教学质量监控，包括：学校和本院部开展的各种教学检查与评估资料(计划安排通知、领导和专家反馈意见、整改情况总结等)，本院部教学督导组开展的督导活动资料，评教评学评管理资料(评价方案或指标体系、实施过程记录、评价结果总结分析等)，教学管理人员听课安排、记录本，教学评比、竞赛资料(讲课比赛、教案比赛)，其他相关资料。

五、学科建设与科技工作(XK)

1.学科建设，包括：重点学科建设计划，重点学科和科研实验室建设申报与批复材料、中期检查材料、验收评估材料。

2.教师科研材料，包括：当年立项课题一览表，当年获奖成果一览表，论文、著作题目一览表。

3.教师教研材料，包括：当年立项课题一览表，当年获奖成果一览表，论文、著作题目一览表。

4.学术交流材料，包括：参加学术会议交流资料，承办、举办的学术会议资料(会议通知、代表报到单、领导讲话稿、专家交流资料、讨论记录等)，本院部组织开展的学术讲座、报告会资料。

5.社会服务，包括：经营性、服务性机构成立及变更情况，工作计划与总结 (效益分析)，财务资料，年检资料，审计资料，横向项目合同或协议，项目书， 项目实施阶段小结，结题验收报告，接收本科生、研究生开展实践性教学和创新 创业教育资料(计划安排、过程记录、结果、总结等)。举办各种短训班、进修班、专业证书班等非学历教育资料(办班计划方案、报批文件、学员名册、授课安排、成绩统计、结业证书发放资料等)。

六、学生工作(XS)

1.学风建设，包括：学生社团组织成立及变更情况，学风建设各项活动、行 动的计划安排与结果、效果，本科导师制建立与实施情况，各种奖学金、助学金 评定与发放资料。

2.课外科技活动，包括：课外科技活动组织情况总结，学生科技立项、记录、论文、成果与奖励统计、汇总或汇编，各类学科性竞赛材料(挑战杯、数学建模、电子设计、英语演讲、文艺体育比赛的作品或照片、图片、参赛现场照片、参赛通知、结果通知等)。

3.思想品德修养，包括：开展社会实践活动材料(文字、照片等)，参观德育基地、社会实践基地计划安排，优秀心得体会汇总或汇编，综合测评资料，先进班组、优秀个人推荐材料、评定批复材料，典型事例媒体报道材料(剪报或复印件)，政治理论学习小组情况，学生党员发展情况资料(名册、支部设置、培养过程材料等)，其他思想政治教育活动资料，“两课”教学及其他资料(由马列部收集归档)。

4.人才培养质量，包括：学生处分与奖励情况(文件)，毕业生质量跟踪调查材料(调查表、文字总结等)，英语四、六级考试通过率、计算机等级测试通过率，一次性就业情况，考研情况，免试研究生情况，有突出业绩的毕业生及校友情况(学术、技术、管理、创业等方面的成就、事迹介绍或报道材料)，社会评价(媒体报道、学生家长评价材料等)，学生获各类职业证书情况汇总，大学生体育有关资料(大学生体质健康标准合格率、体育比赛、群众性体育活动等材料，由体育部收集归档)。

5.本科生培养（以每一位本科生为归档单位），包括：高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

七、学位与研究生工作(YJS)

1.学位点建设，包括：建设规划、计划，博士后科研流动站、博士点、硕士点申报、批复、检查评估等资料。

2.研究生管理，包括：招收研究生名册，指导教师名册，培养方案，复试资料，经费使用管理制度，学术活动制度与实施安排，学位论文汇总或优秀论文汇编，毕业研究生和授予学位研究生名册，质量跟踪调查材料，社会评价材料，研究生就业资料，其他有关资料。

3.研究生培养(以每一位研究生为归档单位)，包括：研究生培养手册，实验数据记录资料，开题报告，学籍登记表，临床轮科手册(临床医学研究生)，学位论文，学位审批表，毕业生登记表，论文评阅意见书，学位论文答辩表决票，学习成绩表，照片，公开发表的学术论文复印件，其他有关资料。