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南华大学档案馆查档指南
作者:    文章来源:    点击数:    更新时间:2019年03月08日 10:08

南华大学档案馆查档指南

为进一步提高学校档案利用的效率,切实满足广大师生和校友需求,同时严格执行国家和学校的有关规定和要求,结合本单位实际情况,特制定档案馆查档指南如下:

一、到馆查阅档案

(一)对外查档时间

周一至周五上午8:00~11:30,下午15:30~17:30(夏季)

周一至周五上午8:00~11:30,下午15:00~17:00(冬季)

周五下午、周六日及法定节假日闭馆,寒暑假开放时间另行通知。

(二)查档地点

南华大学经管楼一楼西头档案馆或西苑办公楼六楼(人事档案室)。

(三)查阅的相关规定

1.查阅者需带本人有效身份证并熟悉所查档案相关内容,明确查档目的和要求,对所查档案的安全保密负责。

2.查阅者不得擅自拆卷,更不得在案卷上涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损。利用过程中如有损坏,可依据《档案法》相关规定处理,并责令损坏者进行赔偿。

3.本馆档案原则不予外借,可根据档案利用目的、范围和要求提供复制件。

4.查阅者有义务及时有效地向档案馆反馈档案利用效果。

5.为保护档案,档案馆禁止吸烟,饮料和食品等谢绝入内。

(四)联系方式

1.通信地址:湖南省衡阳市常胜西路28号南华大学档案馆 邮政编码:421001

2.电话:0734-8281312

3.电子信箱地址:

(五)各类档案查档须知

1.录取新生名册、成绩单、毕业名册、学位审批材料。本人前来办理,须携带有效身份证件原件;代理人前来办理,须出示委托人亲笔签名的授权委托书、委托人有效身份证件复印件及代理人有效身份证件原件。利用者须准确提供入学时间、毕业时间、学院、专业、学号、生源地、是否获得学位等基本信息。

2.党政档案。查阅本单位档案须提供个人有效身份证原件、本单位介绍信;查阅非本单位档案须提供个人有效身份证原件、本单位介绍信(注明查阅事件和年代范围)及档案形成单位知情同意书(相关负责人签字并加盖公章)。本馆所存党政档案原则上仅供校内人员查阅利用,校外人员因公查档时,须持单位介绍信、档案形成单位知情同意书(相关负责人签字并加盖公章)并经档案馆负责人同意后方可查阅。

3.基建档案。基建档案原则上仅对基建规划处人员提供借阅,其他单位因公查阅时须提供个人有效证件、本单位开具的介绍信及基建规划处知情同意书(相关负责人签字并加盖公章),请熟识图纸的工作人员前往查档。复制图纸须签署相关利用承诺书。

4.人事档案。档案馆所存为去世一年及以上、处级以下人员的人事档案,查阅时须由其生前所在单位的人事干部持部门党委介绍信前来办理,亲属及其他人员不得查阅。其他与人事档案相关的借阅,请到西苑办公楼人事档案室办理(电话:8578118)。

5.资料、出版档案。利用者须提供个人有效身份证原件及所在单位介绍信办理。

二、E-mail登记办理

1.不方便到馆查阅,可通过E-mail登记办理。上传毕业证书扫描件、身份证扫描件,详细提供入学时间、毕业时间、学院、专业、学号、生源地、是否获得学位等基本信息,写明用途、办理份数、快递收件地址。成功登记后的下周一、四到付寄出相关复印件。E-mail登记办理,仅限录取新生名册、在校成绩、毕业生名册查询。

2.单位核查学历真伪需来人到馆办理或者正式发函,并提供被核查人的相关资料,电话核实不受理。

责任编辑:档案馆 
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